{"id":2470,"date":"1965-09-01T00:00:00","date_gmt":"1965-09-01T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-46-n-9-septembre-1965-papiers-et-documents\/"},"modified":"2022-10-17T19:36:16","modified_gmt":"2022-10-17T19:36:16","slug":"vol-46-n-9-septembre-1965-papiers-et-documents","status":"publish","type":"rbc_letter","link":"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-46-n-9-septembre-1965-papiers-et-documents\/","title":{"rendered":"Vol. 46, N\u00b0 9 – Septembre 1965 – Papiers et documents"},"content":{"rendered":"
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La t\u00e2che de contenir le flot envahissant de la paperasse s’impose t\u00f4t ou tard \u00e0 la direction des petites comme des grandes entreprises.<\/p>\n

Il n’y a pas longtemps encore les travaux d’\u00e9criture \u00e9taient consid\u00e9r\u00e9s tout au plus comme un mal n\u00e9cessaire. On d\u00e9pensait lib\u00e9ralement pour acheter de l’outillage, pour faire de la publicit\u00e9 et pour se procurer des camions, mais le bureau demeurait chose n\u00e9gligeable. Et pourtant le bureau est le pivot d’o\u00f9 rayonnent toutes les op\u00e9rations de production et de distribution.<\/p>\n

Les commis ne sont pas assis \u00e0 leur bureau pour consigner, inscrire, v\u00e9rifier, pointer et ex\u00e9cuter aveugl\u00e9ment les ordres. Leur mission est de r\u00e9aliser le chemin le plus court et le plus simple entre les donn\u00e9es d’origine et le but \u00e0 atteindre.<\/p>\n

La bonne administration, voil\u00e0 ce qui est essentiel dans le domaine des \u00e9critures et de la paperasse, et, en cette mati\u00e8re, il y a toujours p\u00e9ril en la demeure. Ce qu’il faut \u00e0 l’administrateur, c’est un bloc d’\u00e9tiquettes rouges comme celles dont Churchill se servait pendant la guerre et qui portaient la mention\u00a0: \u00ab\u00a0Donner suite aujourd’hui m\u00eame.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Autrefois, la solution universelle des probl\u00e8mes d’\u00e9critures \u00e9tait d’accro\u00eetre le personnel. Mais cette mode a disparu avec la chert\u00e9 des locaux \u00e0 usage de bureaux, la raret\u00e9 de la main-d’oeuvre et la hausse des salaires. Le rem\u00e8de consiste maintenant \u00e0 am\u00e9liorer les m\u00e9thodes, \u00e0 moderniser le mat\u00e9riel et \u00e0 contr\u00f4ler le rendement.<\/p>\n

La premi\u00e8re chose que doit faire le chef de bureau est de se poser des questions sur les pratiques \u00e9tablies. Il lui sera peut-\u00eatre difficile de mesurer le travail d’\u00e9critures, mais il faut le faire si l’on veut rendre le travail de bureau vraiment efficace. Ce serait s’interdire tout espoir d’am\u00e9lioration que de se rallier \u00e0 propos d’une op\u00e9ration quelconque \u00e0 l’affirmation que \u00ab\u00a0cela s’est toujours fait ainsi\u00a0\u00bb.<\/p>\n

La productivit\u00e9 exige que le chef de bureau soit capable de rendre compte du temps des secr\u00e9taires, des dactylos, des archivistes et de tous les autres employ\u00e9s qui manipulent des documents. Quelle est la t\u00e2che de chacun\u00a0? Est-ce n\u00e9cessaire\u00a0? Est-elle bien faite\u00a0?<\/p>\n

Que s’est-il pass\u00e9\u00a0?<\/h3>\n

Le d\u00e9luge de la paperasse a \u00e9t\u00e9 provoqu\u00e9 par l’expansion rapide de notre \u00e9conomie, le nombre croissant des formules exig\u00e9es par les gouvernements, l’av\u00e8nement de l’instruction universelle qui non seulement rend les gens capables d’\u00e9crire, mais leur en donne aussi le d\u00e9sir, ainsi que par la tendance \u00e0 consid\u00e9rer l’abondance de la paperasse comme un signe d’importance. Le fait de se promener avec une liasse de documents \u00e0 la main est, dans beaucoup de bureaux, un symbole de prestige, tout comme la verge noire du Gentilhomme huissier lorsqu’il passe par les couloirs du Parlement pour convoquer les Communes \u00e0 la Chambre rouge.<\/p>\n

\u00c0 l’\u00e9chelon de la direction commerciale, le flot de la paperasse n’est plus seulement un embarras, mais semble \u00eatre devenu un enfer o\u00f9 le directeur est condamn\u00e9 \u00e0 passer le reste de ses jours. Ordinairement plong\u00e9 jusqu’\u00e0 la ceinture dans les papiers de toutes sortes, il songe avec effroi qu’il en aurait jusqu’au cou s’il lui fallait s’absenter pendant quelques jours.<\/p>\n

Au Canada, le recensement de 1961 indiquait que 13 p. 100 de la population active occupent des emplois de bureau. Dans son manuel sur la Composition et la r\u00e9glementation des formules<\/em>, la Commission de la fonction publique signalait, en 1955, que \u00ab\u00a0dans l’industrie, la proportion des employ\u00e9s de bureau par rapport aux ouvriers d’usine et d’atelier \u00e9tait de 1 \u00e0 30 en 1900, de 1 \u00e0 10 en 1935 et de 1 \u00e0 2 \u00bd en 1950\u00a0\u00bb. Et la Commission Glassco d\u00e9clare dans son rapport\u00a0: \u00ab\u00a0Si l’on ajoute… les frais d’administration et les avantages sociaux, le co\u00fbt du travail de bureau du gouvernement canadien d\u00e9passe 400 millions de dollars par an.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Il est impossible de se passer des \u00e9critures, car elles sont essentielles pour assurer la bonne marche des entreprises. Si les documents sont bien faits, ils servent de guide \u00e0 la direction. Ce qui importe, c’est de veiller \u00e0 ce que les renseignements qu’ils contiennent soient n\u00e9cessaires, exacts et concis.<\/p>\n

Quoi faire<\/h3>\n

En r\u00e9alit\u00e9, les formules, les dossiers et les papiers repr\u00e9sentent la seule oeuvre du bureau. Les ennuis commencent lorsque les employ\u00e9s de bureau s’empressent de conclure que la multiplication des \u00e9critures est un indice de bon rendement. Il ne faut pas croire qu’il n’y a que dans les services du gouvernement que l’on trouve des bureaucrates dont l’unique ambition est de faire germer deux feuilles de papier l\u00e0 o\u00f9 il n’en poussait qu’une auparavant.<\/p>\n

Il existe une tendance croissante et sans doute justifiable \u00e0 faire remplir des formules pour toutes sortes de choses. Une enqu\u00eate a r\u00e9v\u00e9l\u00e9 qu’environ un tiers des dossiers conserv\u00e9s par les entreprises ordinaires pourraient \u00eatre jet\u00e9s sans nuire le moindrement \u00e0 leur fonctionnement. Ces documents inutiles co\u00fbtent cher en papier, en locaux de classement, en mat\u00e9riel et en personnel.<\/p>\n

Lorsqu’il s’agit de mettre un frein \u00e0 l’accumulation ou d’\u00e9tablir une nouvelle formule, posez-vous les questions suivantes\u00a0: \u00ab\u00a0Peut-on s’en passer\u00a0? Est-il possible de combiner cela\u00a0? Y a-t-il moyen de le simplifier\u00a0?\u00a0\u00bb<\/p>\n

Apr\u00e8s avoir mis de l’ordre dans les papiers, jetez un coup d’oeil sur la m\u00e9thode employ\u00e9e pour l’achat et la diffusion des formules. Si on ne les surveille pas de tr\u00e8s pr\u00e8s, les employ\u00e9s de bureau sont port\u00e9s \u00e0 commander de nouvelles formules m\u00eame quand les anciennes feraient tout aussi bien l’affaire. Ne faites pas r\u00e9imprimer une formule sans v\u00e9rifier si elle n’est pas p\u00e9rim\u00e9e ou si son emploi n’a pas chang\u00e9. Demandez-vous aussi s’il ne conviendrait pas d’en am\u00e9liorer la disposition afin d’en faciliter l’usage. Une nouvelle m\u00e9thode de reproduction la rendrait peut-\u00eatre plus commode tout en permettant d’en r\u00e9duire le co\u00fbt.<\/p>\n

La r\u00e9glementation des formules exige la centralisation. Il importe qu’une personne ayant le sens des responsabilit\u00e9s et l’autorit\u00e9 n\u00e9cessaire ait la mission pr\u00e9cise de veiller \u00e0 ce que des formules soient \u00e9tablies lorsqu’il y a lieu et qu’elles soient distribu\u00e9es et utilis\u00e9es de fa\u00e7on \u00e0 tirer le plus grand parti possible des salaires pay\u00e9s aux commis. Cela suppose \u00e0 la fois \u00e9limination, simplification et unification. Cette t\u00e2che obligera \u00e0 \u00e9tudier les proc\u00e9d\u00e9s et les m\u00e9thodes de travail.<\/p>\n

Un bon programme de r\u00e9glementation des formules peut faire \u00e9pargner en quelques mois suffisamment d’argent pour en assurer l’application pendant un an. Une soci\u00e9t\u00e9, par exemple, a constat\u00e9 qu’elle pouvait supprimer 15 p. 100 de ses formules et r\u00e9aliser ainsi un b\u00e9n\u00e9fice net gr\u00e2ce \u00e0 une \u00e9conomie de papier, de frais d’impression et de personnel.<\/p>\n

La conception des formules<\/h3>\n

Un commis sans exp\u00e9rience ne saurait certes concevoir des formules commerciales de nature \u00e0 tirer le maximum d’utilit\u00e9 du mat\u00e9riel et des m\u00e9thodes de bureau modernes. Les formules faites par des amateurs entra\u00eenent chaque jour le gaspillage de nombreuses heures de travail. Les erreurs de conception et la m\u00e9diocrit\u00e9 de la disposition exigent plus de travail \u00e0 chaque \u00e9tape de l’emploi de la formule, tandis que les formules bien \u00e9tudi\u00e9es et bien agenc\u00e9es peuvent permettre d’abaisser de 10 \u00e0 15 p. 100 les frais d’exploitation d’un bureau.<\/p>\n

Ce qu’il convient de mettre sur la formule d\u00e9pend naturellement de la nature particuli\u00e8re de votre entreprise et ne se trouve pas dans les livres. Mais il existe des principes de base qu’il y a int\u00e9r\u00eat \u00e0 observer dans la r\u00e9daction des formules. Une formule doit demander des renseignements bien pr\u00e9cis, et ni plus ni moins qu’il n’en faut. Il importe que ces renseignements soient faciles \u00e0 inscrire et \u00e0 utiliser. L’impression doit \u00eatre aussi bon march\u00e9 que possible compte tenu de l’usage auquel la formule est destin\u00e9e. Le texte doit \u00eatre simple, afin d’\u00e9viter les erreurs.<\/p>\n

La formule doit autant que possible s’expliquer d’elle-m\u00eame. Les instructions s\u00e9par\u00e9es risquent toujours de s’\u00e9garer. Des titres et des rubriques, exprim\u00e9s en termes clairs et simples, suffiront \u00e0 \u00e9clairer l’utilisateur. Le caract\u00e8re doit se lire facilement. Les espacements bizarres et les textes de lecture difficile g\u00eanent la bonne ex\u00e9cution du travail. L’\u00e9quilibre des divers \u00e9l\u00e9ments, la nettet\u00e9 de la composition, la r\u00e9partition du texte et des blancs, tout doit concourir \u00e0 guider le regard au lieu de l’irriter.<\/p>\n

Il ne faut pas perdre de vue que le co\u00fbt du papier et les frais d’impression ne repr\u00e9sentent qu’une faible fraction du co\u00fbt total des formules, lequel comprend aussi le temps employ\u00e9 \u00e0 la r\u00e9daction des formules. le transport des renseignements dans les livres ou sur d’autres formules et le classement. Il a \u00e9t\u00e9 calcul\u00e9 que chaque dollar consacr\u00e9 aux formules entra\u00eene une d\u00e9pense de dix \u00e0 vingt dollars en travail de bureau. La Commission Glassco affirme m\u00eame, sur la foi d’une estimation, que les frais du travail qu’implique l’usage des formules sont de dix \u00e0 cinquante fois plus \u00e9lev\u00e9s que les frais d’impression.<\/p>\n

Les notes de service<\/h3>\n

La note de service fait gagner beaucoup de temps. Elle permet \u00e0 celui qui en est l’auteur d’ordonner ses id\u00e9es de fa\u00e7on \u00e0 exprimer ce qu’il veut dire avec le plus de concision possible et au destinataire de l’\u00e9tudier \u00e0 t\u00eate repos\u00e9e et d’y r\u00e9fl\u00e9chir.<\/p>\n

Mais les notes sont avant tout des moyens d’action. Aussi celles qui portent la mention \u00ab\u00a0Pour information\u00a0\u00bb sont-elles \u00e0 proscrire. \u00c9vitez d’en envoyer des exemplaires aux personnes que la note n’int\u00e9resse pas directement.<\/p>\n

La manie de faire circuler toutes sortes de papiers est tr\u00e8s commune dans les affaires. Chacun s’efforce de tenir tout le monde au courant de son travail et de ses progr\u00e8s. Et avec les m\u00e9thodes de reproduction modernes, il est aussi facile de tirer cinquante exemplaires qu’une dizaine. D’o\u00f9 les nombreuses feuilles de papier \u00e0 initialer qui s’accumulent chaque matin dans la bo\u00eete \u00e0 courrier. S’il fallait lire tout ce qu’on re\u00e7oit, il ne resterait plus de temps pour travailler.<\/p>\n

On pourrait \u00e9conomiser \u00e0 la fois du temps et de l’argent si chacun demandait aux autres ce qu’ils tiennent \u00e0 voir exactement et si ceux qui re\u00e7oivent des documents dont ils n’ont pas besoin les renvoyaient en demandant de rayer leur nom de la liste des destinataires.<\/p>\n

Pour ce qui est de la r\u00e9daction m\u00eame des notes de service, voici une petite formule pour les rendre dynamiques, pratiques et concises\u00a0: veillez \u00e0 ce que chacun des points de votre texte soit expos\u00e9 avec logique\u00a0; traitez des questions et des faits requis, sans rien de plus. \u00c9crivez clairement.<\/p>\n

Le courrier<\/h3>\n

L’origine de la poste remonte \u00e0 l’an 3800 environ av. J.-C., \u00e9poque o\u00f9 Sargon, roi de Babylone, commen\u00e7a \u00e0 faire transporter ses d\u00e9p\u00eaches par une \u00e9quipe de courriers. Le d\u00e9part de ces messagers vers les diverses parties de son empire \u00e9tait annonc\u00e9 par des trompettes d’or.<\/p>\n

Aujourd’hui, le courrier suscite plus souvent des murmures que le son majestueux des trompettes. Les r\u00e9dacteurs de lettres cherchent, semble-t-il, \u00e0 r\u00e9aliser dans leur travail l’id\u00e9al fix\u00e9 par l’historien grec H\u00e9rodote aux porteurs de messages de son temps\u00a0: \u00ab\u00a0Rien, dit-il, ni la neige, ni la pluie, ni la chaleur, ni les t\u00e9n\u00e8bres ne les emp\u00eachent de franchir l’\u00e9tape qui leur est assign\u00e9e.\u00a0\u00bb<\/p>\n

On estime qu’il arrive chaque ann\u00e9e plus de 100 millions de pi\u00e8ces de courrier dans les minist\u00e8res de l’\u00c9tat et que 200 millions de pi\u00e8ces y sont exp\u00e9di\u00e9es. Le transport et la manipulation de tout ce courrier, auquel s’ajoutent les millions et les millions de lettres des entreprises commerciales, repr\u00e9sentent une t\u00e2che gigantesque. Le premier timbre-poste des provinces du Canada fut \u00e9mis en 1851, et aujourd’hui, soit 114 ans plus tard, le Guide officiel du service postal canadien <\/em>renferme 466 pages de directives, de tarifs et de conseils se rapportant au courrier. L’index \u00e0 lui seul compte 22 pages, o\u00f9 il est question de tout, depuis \u00ab\u00a0les abeilles\u00a0\u00bb jusqu’aux \u00ab\u00a0zones de livraison gratuite des journaux.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Les m\u00e9thodes de bureau<\/h3>\n

Tout le travail de bureau se fait en succession, c’est pourquoi il convient de placer les pupitres de fa\u00e7on \u00e0 faciliter le d\u00e9roulement ordonn\u00e9 des op\u00e9rations et de veiller \u00e0 ce que les documents se d\u00e9placent autant que possible en ligne droite.<\/p>\n

C’est la pr\u00e9cision de la pens\u00e9e et de l’action qui doit dominer dans la manipulation de chaque feuille de papier sur chaque bureau. On voit parfois des employ\u00e9es incomp\u00e9tentes travailler avec inattention et nonchalance, et passer une demi-heure ou une heure sans rien accomplir. Une bonne employ\u00e9e ne prend pas deux fois un document entre ses mains lorsqu’une fois suffit. En le prenant, elle se pose instinctivement cette question\u00a0: \u00ab\u00a0Maintenant que j’ai ce papier, o\u00f9 dois-je le mettre pour que la prochaine op\u00e9ration soit ex\u00e9cut\u00e9e par la personne qu’il faut sans actions inutiles\u00a0?\u00a0\u00bb Elle ne plie rien, mais laisse tout \u00e0 plat devant elle jusqu’\u00e0 ce qu’elle ait fait le n\u00e9cessaire.<\/p>\n

Les petits bureaux sont expos\u00e9s \u00e0 subir des pertes de temps du fait que leur personnel doit passer trop souvent d’un travail \u00e0 un autre. De pr\u00e9cieuses minutes de travail se trouvent ainsi gaspill\u00e9es \u00e0 ranger les papiers, les dossiers, les livres et le mat\u00e9riel et \u00e0 sortir ce qu’il faut pour entreprendre une nouvelle t\u00e2che. Ce qui importe dans un petit bureau ce n’est pas tant la comp\u00e9tence professionnelle que la souplesse et la vari\u00e9t\u00e9 des talents, mais il appartient au directeur d’organiser le travail de mani\u00e8re que les employ\u00e9s changent de t\u00e2che le moins souvent possible.<\/p>\n

Les machines de bureau<\/h3>\n

Les fabricants de mat\u00e9riel et de fournitures de bureau ont accompli des progr\u00e8s vraiment remarquables dans la mise au point des appareils n\u00e9cessaires pour parer \u00e0 ce que l’on a appel\u00e9 l’explosion de la paperasse. \u00c0 la v\u00e9rit\u00e9, le travail de bureau a atteint un niveau si \u00e9lev\u00e9 qu’il a maintenant absolument besoin de l’aide de la machine pour ne pas suffoquer.<\/p>\n

Il y a un si\u00e8cle, presque tous les renseignements \u00e9taient inscrits par des commis au moyen du mat\u00e9riel de bureau le plus rudimentaire. La direction devait donc se contenter d’\u00e9l\u00e9ments d’information beaucoup moins consid\u00e9rables et qui seraient aujourd’hui tout \u00e0 fait insuffisants pour r\u00e9pondre aux besoins accrus du commerce et de l’industrie. Le mat\u00e9riel de bureau d\u00e9mod\u00e9 co\u00fbte plus cher par ann\u00e9e en temps et en \u00e9nergie perdus, ainsi qu’en renseignements incomplets, que la d\u00e9pense que repr\u00e9sente l’acquisition d’installations modernes.<\/p>\n

La grande erreur dans l’administration des bureaux consiste \u00e0 acheter sans discernement. Il importe de choisir les machines judicieusement, compte tenu toujours des besoins et du travail du bureau. Si elles sont achet\u00e9es avec soin, les machines permettront de r\u00e9duire les d\u00e9penses, de supprimer beaucoup de corv\u00e9es monotones, de donner un meilleur effet au rendement, d’am\u00e9liorer la qualit\u00e9 et la pr\u00e9cision, et de faciliter le travail en cas d’affluence ou d’embouteillage.<\/p>\n

La paperasse et les banques<\/h3>\n

Si les banques se trouvent dans l’obligation de recourir aux appareils \u00e9lectroniques et autres pour ne pas succomber sous l’avalanche des ch\u00e8ques, c’est qu’elles favorisent fortement l’emploi de ce moyen de paiement si pratique dans le commerce comme dans la vie courante.<\/p>\n

Selon la Federal Reserve Bank des \u00c9tats-Unis, 9 dollars sur 10 sont pay\u00e9s par ch\u00e8que parmi la population am\u00e9ricaine. Il existe dans cet \u00e9tablissement environ soixante millions de comptes sur lesquels de cinquante \u00e0 soixante millions de ch\u00e8ques sont tir\u00e9s tous les jours ouvrables de l’ann\u00e9e. On pr\u00e9voit qu’en 1970, la Federal Reserve Bank recevra pr\u00e8s de vingt mille millions de ch\u00e8ques par an. Et chaque ch\u00e8que passe par les mains de quatorze employ\u00e9s.<\/p>\n

La situation est proportionnellement la m\u00eame au Canada, mais il n’y a pas de statistiques g\u00e9n\u00e9rales comme celles de la Federal Reserve Bank. Les deux principales succursales de la Banque Royale, celle de Montr\u00e9al et celle de Toronto, voient d\u00e9filer dans leurs bureaux environ un quart de million de ch\u00e8ques les jours les plus charg\u00e9s, ce qui n\u00e9cessite quelque 750,000 inscriptions.<\/p>\n

Tout cela serait impossible avec le syst\u00e8me manuel. Aussi les banques adoptent-elles de plus en plus le traitement \u00e9lectronique des donn\u00e9es, qui permet l’enregistrement, sous forme num\u00e9rique, de 10,000 symboles d’information sur un pouce carr\u00e9 de ruban magn\u00e9tique et leur interpr\u00e9tation au rythme de 100,000 signes par seconde.<\/p>\n

Bien analyser son probl\u00e8me<\/h3>\n

La plupart des livres que l’on a \u00e9crits pour venir en aide au chef de bureau qui s’efforce d’endiguer le flot de la paperasse commencent par donner le conseil suivant\u00a0: \u00ab\u00a0\u00c9tudiez \u00e0 fond votre bureau.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Le rendement d’un bureau se mesure, du moins en apparence, \u00e0 la quantit\u00e9 de papier qu’il consomme et non pas aux dimensions, au poids et au prix de son mat\u00e9riel. Mais on ne tr\u00e9buche pas facilement sur le papier, et l’on finit par si bien s’habituer \u00e0 sa pr\u00e9sence qu’on ne la remarque plus.<\/p>\n

Examinez les papiers qui cheminent lentement de pupitre en pupitre. Sont-ils tous n\u00e9cessaires\u00a0? Il est si facile de demander de nouvelles statistiques, d’\u00e9tablir une nouvelle formule, de faire des copies suppl\u00e9mentaires uniquement \u00ab\u00a0pour le cas o\u00f9\u00a0\u00bb. En mati\u00e8re de donn\u00e9es, la demande ne conna\u00eet pas de bornes\u00a0: assurez-vous toujours qu’il s’agit de donn\u00e9es n\u00e9cessaires et non pas simplement d’un \u00e9talage de chiffres que personne ne lira sauf les dactylos.<\/p>\n

Apr\u00e8s avoir analys\u00e9 le travail de votre bureau, lisez les directives de la Commission Glassco sur la gestion des documents administratifs\u00a0: les formules doivent \u00eatre r\u00e9glement\u00e9es afin d’en maintenir le nombre dans de justes limites\u00a0; les rapports doivent faire l’objet d’une surveillance continuelle afin d’\u00e9liminer ceux qui ne sont plus n\u00e9cessaires\u00a0; la r\u00e9daction, la dict\u00e9e, la transcription et l’exp\u00e9dition de la correspondance exigent que l’on \u00e9tablisse des normes et que l’on adopte les m\u00e9thodes et le mat\u00e9riel requis pour assurer un bon rendement\u00a0; les dossiers doivent \u00eatre rang\u00e9s dans des classeurs ou enregistr\u00e9s sur film, avec le souci constant d’\u00e9viter le double emploi, et dispos\u00e9s de fa\u00e7on qu’il soit facile de les sortir pour les consulter\u00a0; il faut \u00e9laborer des m\u00e9thodes qui permettraient d’assurer syst\u00e9matiquement et en temps voulu le transfert des dossiers dans des d\u00e9p\u00f4ts centraux o\u00f9 l’espace serait beaucoup meilleur march\u00e9, ou encore leur envoi aux archives ou leur retransformation en p\u00e2te \u00e0 papier.<\/p>\n

Beaucoup de dirigeants s’obstinent \u00e0 ne pas vouloir se d\u00e9barrasser des documents inutiles. L’usage de recueillir et d’accumuler des renseignements est plus r\u00e9pandu qu’on l’admet chez les chefs de bureau. Des millions de feuilles de papier, qui ne sont d’aucune utilit\u00e9 sont retir\u00e9es des dossiers et plac\u00e9es dans des cartonniers ou dans des bo\u00eetes que l’on empile dans des locaux qui pourraient avantageusement servir \u00e0 autre chose. Un enqu\u00eateur a d\u00e9couvert qu’une entreprise de 250 employ\u00e9s conservait 561,000 documents p\u00e9rim\u00e9s, qui ne faisaient qu’encombrer ses classeurs.<\/p>\n

Mais si vous ne pouvez pas vous corriger de l’habitude de tout classer, il vous reste encore une planche de salut\u00a0: c’est la nouvelle et merveilleuse m\u00e9thode de la reproduction sur microfilm, qui permet de r\u00e9unir des volumes importants de documents dans des rouleaux de pellicule.<\/p>\n

Pour att\u00e9nuer le mal<\/h3>\n

L’une des t\u00e2ches les plus urgentes est d’examiner les menus travaux. Ils engendrent souvent des automatismes qui peuvent nous \u00e9craser si nous ne sommes pas sur nos gardes. Si la paperasse paralyse l’action de vos facult\u00e9s cr\u00e9atrices, appelez au secours ou trouvez un meilleur moyen d’accomplir et de diriger votre travail. Si vous avez la manie d’\u00e9crire des notes \u00ab\u00a0pour information\u00a0\u00bb ou si vous en \u00eates la victime, mettez-y un terme sans tarder.<\/p>\n

On conseille, par exemple, de joindre tous les six mois aux rapports courants une petite note-question portant sur la valeur et l’utilit\u00e9 du document. Il s’agit ensuite de rayer de la liste ceux qui ne r\u00e9pondent pas dans un d\u00e9lai raisonnable. Et n’oublions pas non plus de faire enlever aussi notre nom sur la liste des choses que nous ne voulons pas recevoir.<\/p>\n

Celui qui reste attach\u00e9 \u00e0 ta paperasse perd son initiative. Au lieu de chercher \u00e0 d\u00e9couvrir et \u00e0 conna\u00eetre par lui-m\u00eame, il en vient \u00e0 ne plus s’occuper que des choses que l’on signale \u00e0 son attention. C’est ce que l’on pourrait appeler l’enlisement dans la vie bureaucratique.<\/p>\n

Le rem\u00e8de propos\u00e9 par un humoriste pour conjurer ce danger a au moins le m\u00e9rite de faire ressortir toute l’absurdit\u00e9 d’une situation de plus en plus inqui\u00e9tante. Il s’agirait, d’apr\u00e8s lui, d’\u00e9lever des termites ou de ces vers qui rongent les livres et de les l\u00e2cher dans les classeurs et les cartonniers o\u00f9 se trouvent des documents, vieux de plus de cinq ans. Ces bestioles, en effet, adorent le papier. \u00c0 notre \u00e9poque d’acc\u00e9l\u00e9ration, le temps n’est peut-\u00eatre pas loin o\u00f9, faute de pouvoir inventer un meilleur moyen pour secouer le joug de la paperasse, chaque homme d’affaires, chaque homme public et chaque bureaucrate voudra avoir son petit troupeau de termites, auxquels il donnera sa prose en p\u00e2ture.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"author":86,"featured_media":0,"template":"","categories":[1],"rbc_letter_theme":[],"rbc_letter_year":[37],"class_list":["post-2470","rbc_letter","type-rbc_letter","status-publish","hentry","category-uncategorized","rbc_letter_year-37"],"acf":[],"yoast_head":"\nVol. 46, N\u00b0 9 - Septembre 1965 - Papiers et documents - RBC<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-46-n-9-septembre-1965-papiers-et-documents\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Vol. 46, N\u00b0 9 - Septembre 1965 - Papiers et documents\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"La t\u00e2che de contenir le flot envahissant de la paperasse s’impose t\u00f4t ou tard \u00e0 la direction des petites comme des grandes entreprises. 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