{"id":2442,"date":"1984-09-01T00:00:00","date_gmt":"1984-09-01T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-65-n-5-sept-oct-1984-en-conference\/"},"modified":"2022-10-17T20:30:27","modified_gmt":"2022-10-17T20:30:27","slug":"vol-65-n-5-sept-oct-1984-en-conference","status":"publish","type":"rbc_letter","link":"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-65-n-5-sept-oct-1984-en-conference\/","title":{"rendered":"Vol. 65, N\u00b0 5 – Sept.\/Oct. 1984 – \u00ab\u00a0En conf\u00e9rence\u00a0\u00bb"},"content":{"rendered":"
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Les r\u00e9unions font partie du cours normal des affaires, mais elles ne donnent pas toujours les r\u00e9sultats esp\u00e9r\u00e9s. C’est qu’on m\u00e9conna\u00eet trop souvent leur importance. Voici donc quelques conseils pour rendre vos r\u00e9unions plus fructueuses et am\u00e9liorer votre productivit\u00e9…<\/p>\n

Dans les affaires, de nos jours, presque toutes les d\u00e9cisions importantes sont prises au cours de r\u00e9unions. Dans les circonstances, il est \u00e9trange que la r\u00e9union d’affaires soit si rarement per\u00e7ue comme compl\u00e8tement diff\u00e9rente du meeting type des groupements politiques ou communautaires. Les \u00e9crits qui traitent du sujet vous expliquent comment tenir une assembl\u00e9e \u00e0 votre club de golf ou comment organiser un d\u00eener avec un conf\u00e9rencier invit\u00e9, mais ils n’ont pas grand-chose \u00e0 dire sur la mani\u00e8re de tenir ces conf\u00e9rences informelles qui ont lieu tous les jours dans les bureaux et les usines.<\/p>\n

La diff\u00e9rence, pourtant, est bien r\u00e9elle. Les r\u00e9unions d’un club ou d’une commission scolaire rassemblent des repr\u00e9sentants \u00e9lus qui se rencontrent r\u00e9guli\u00e8rement et sont oblig\u00e9s, plus ou moins, d’observer leur r\u00e8glement interne. Les r\u00e9unions d’affaires sont souvent convoqu\u00e9es au pied lev\u00e9 et mettent en pr\u00e9sence des \u00e9quipes improvis\u00e9es de gestionnaires et d’agents de ma\u00eetrise. La plupart des r\u00e9unions d’affaires sont informes par nature.<\/p>\n

Le moyen d’\u00eatre efficace dans des conditions pareilles n’est mentionn\u00e9 nulle part\u00a0; on semble tenir pour acquis que c’est affaire d’aptitude. Nombre d’entreprises n’ont aucun r\u00e8glement ou directive concernant l’organisation des r\u00e9unions, et la formation \u00e0 ce sujet est tr\u00e8s souvent absente du programme des cours de gestion. C’est comme s’il suffisait de s’assurer qu’il y a suffisamment de chaises pour qu’une r\u00e9union soit r\u00e9ussie.<\/p>\n

Vu cette attitude, il n’est gu\u00e8re surprenant que beaucoup de gens d’affaires doutent de l’utilit\u00e9 des r\u00e9unions. M\u00eame les cadres sup\u00e9rieurs qui passent une grande partie de leurs journ\u00e9es \u00e0 pr\u00e9sider des r\u00e9unions sont enclins \u00e0 les consid\u00e9rer avec scepticisme. Lors d’un sondage r\u00e9alis\u00e9 l’ann\u00e9e derni\u00e8re par Communispond Inc<\/em>., de New York, aupr\u00e8s de 471 cadres am\u00e9ricains, 71 pour cent des r\u00e9pondants se sont accord\u00e9s pour dire que les r\u00e9unions \u00e9taient \u00ab\u00a0une perte de temps\u00a0\u00bb et 63 pour cent ont pr\u00e9cis\u00e9 qu’ils les \u00ab\u00a0tol\u00e9raient\u00a0\u00bb tout au plus.<\/p>\n

\u00c9tant donn\u00e9 ce que les gens peuvent accomplir en joignant leurs efforts, on peut d\u00e9plorer que des hommes d’affaires, surtout s’ils occupent des postes de commande dans l’entreprise, aient une si mauvaise opinion des r\u00e9unions. Dans un groupe bien dirig\u00e9, les \u00e9nergies individuelles agissent de concert en vue d’un but commun. C’est \u00e0 cette action coordonn\u00e9e que devrait tendre toute r\u00e9union visant \u00e0 produire des id\u00e9es ou une d\u00e9cision.<\/p>\n

Pourquoi est-on \u00e0 ce point d\u00e9sabus\u00e9 des r\u00e9unions\u00a0? Peut-\u00eatre d’abord parce qu’il y en a trop qui sont vraiment inutiles, remarque qui soul\u00e8ve une question fondamentale\u00a0: qu’est-ce qu’une r\u00e9union\u00a0? C’est le fait pour deux personnes ou plus de s’associer pour faire ensemble ce qui ne peut pas \u00eatre fait par une personne seule. Il y aurait beaucoup moins de r\u00e9unions inutiles si les gestionnaires prenaient plus souvent la peine de se demander s’ils ne pourraient pas obtenir les m\u00eames r\u00e9sultats avec une note de service ou avec un ou deux coups de t\u00e9l\u00e9phone.<\/p>\n

Si une r\u00e9union est justifi\u00e9e, tous les int\u00e9ress\u00e9s doivent savoir \u00e0 l’avance pourquoi elle est convoqu\u00e9e et ce qu’on attend d’eux. Si, par exemple, une d\u00e9cision a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 prise et que l’objet de la r\u00e9union est de les en informer et de discuter des moyens d’ex\u00e9cution, personne ne doit avoir l’impression que la d\u00e9cision peut \u00eatre remise en question.<\/p>\n

Une des plaintes les plus fr\u00e9quentes au sujet des r\u00e9unions d’affaires est que les participants sont mal pr\u00e9par\u00e9s, qu’ils se pr\u00e9sentent sans avoir \u00e9tudi\u00e9 le dossier ni m\u00eame anticip\u00e9 les questions possibles. On pourrait r\u00e9gler ce probl\u00e8me au moins partiellement en donnant \u00e0 chacun un avis suffisant dans lequel on mentionnerait le motif de la r\u00e9union, les points \u00e0 examiner et la contribution attendue. M\u00eame si l’on ne peut pas obliger tout le monde \u00e0 r\u00e9fl\u00e9chir d’avance au sujet propos\u00e9 et \u00e0 faire les recherches appropri\u00e9es, le fait de donner un avis pr\u00e9alable, accompagn\u00e9 d’explications pertinentes, est un bon moyen de s’assurer qu’ils apporteront au moins la documentation n\u00e9cessaire.<\/p>\n

Toujours pr\u00e9parer un ordre du jour et d\u00e9signer un pr\u00e9sident<\/h3>\n

La personne qui convoque l’assembl\u00e9e devrait accorder une attention particuli\u00e8re \u00e0 la liste des participants et, si elle le peut, inviter seulement les gens dont la pr\u00e9sence est motiv\u00e9e. Dans le cas d’un comit\u00e9 officiel, il faut observer l’\u00e9tiquette, mais lorsqu’il s’agit d’une r\u00e9union d’affaires, il vaut mieux laisser de c\u00f4t\u00e9 les gens qui n’ont rien \u00e0 contribuer aux d\u00e9lib\u00e9rations. Par contre, on ne doit omettre personne qui s’int\u00e9resse sinc\u00e8rement aux affaires \u00e0 traiter.<\/p>\n

Il n’y a rien comme un ordre du jour pour structurer une r\u00e9union, m\u00eame s’il se r\u00e9sume \u00e0 quelques lignes tap\u00e9es \u00e0 la h\u00e2te, \u00e9num\u00e9rant les mati\u00e8res \u00e0 consid\u00e9rer. C’est toujours une bonne id\u00e9e de le distribuer \u00e0 l’avance si on a le temps\u00a0; autrement, on pourra le remettre aux participants \u00e0 leur arriv\u00e9e dans la salle de r\u00e9union ou encore, faute de temps m\u00eame pour cela, demander au pr\u00e9sident d’exposer verbalement le plan de la discussion.<\/p>\n

Cette derni\u00e8re recommandation nous am\u00e8ne \u00e0 pr\u00e9ciser que, sauf pour les r\u00e9unions peu nombreuses et tr\u00e8s br\u00e8ves, il faut d\u00e9signer un pr\u00e9sident qui veillera \u00e0 ce que tout se passe en bon ordre. Il suffit alors que quelqu’un dans l’assistance propose qu’un autre participant pr\u00e9side le d\u00e9bat.<\/p>\n

Le pr\u00e9sident doit voir \u00e0 ce que la r\u00e9union d\u00e9bute \u00e0 l’heure ou d\u00e8s qu’il y a suffisamment de monde. En effet, s’il y a une dizaine de personnes, un d\u00e9lai de 15 minutes repr\u00e9sente plus de deux heures-hommes de perdues. Les retardataires devront se contenter d’un bref r\u00e9sum\u00e9 de ce qui s’est dit avant leur arriv\u00e9e\u00a0; cette fa\u00e7on de souligner leur retard les encouragera peut-\u00eatre \u00e0 plus de ponctualit\u00e9 la prochaine fois.<\/p>\n

Demander des motions pour circonscrire et jalonner le d\u00e9bat<\/h3>\n

La r\u00e9union ne doit pas seulement commencer \u00e0 l’heure, mais aussi se terminer \u00e0 l’heure. M\u00eame si, en principe, elle doit durer assez longtemps pour atteindre son but, le pr\u00e9sident peut fort bien proposer une limite de temps\u00a0: \u00ab\u00a0J’aimerais que tout soit termin\u00e9 \u00e0 3 h 30, si possible\u00a0\u00bb. Il peut y avoir de bonnes raisons de prolonger la s\u00e9ance mais, la plupart du temps, l’ordre du jour est \u00e9puis\u00e9 dans les d\u00e9lais pr\u00e9vus.<\/p>\n

Le pr\u00e9sident devrait limiter le temps accord\u00e9 \u00e0 chaque question afin que toutes re\u00e7oivent l’attention qu’elles m\u00e9ritent. Il arrive tr\u00e8s souvent qu’on s’attarde sur les premiers points \u00e0 l’ordre du jour, puis qu’on b\u00e2cle ensuite ceux qui restent\u00a0; en suivant un horaire tout de m\u00eame assez souple, le pr\u00e9sident peut s’assurer que la discussion progresse. S’il veut ensuite emp\u00eacher qu’on saute des articles, il insistera pour aborder chacun \u00e0 tour de r\u00f4le.<\/p>\n

Au risque de para\u00eetre plein de son importance, le pr\u00e9sident peut invoquer l’usage des assembl\u00e9es d\u00e9lib\u00e9rantes pour demander une motion lorsqu’il a l’impression qu’on a fait le tour d’un sujet. Il lui suffit alors de demander \u00e0 la personne qui a la parole si elle est pr\u00eate \u00e0 proposer l’adoption de ses suggestions. Les motions ont pour effet de circonscrire et de jalonner le d\u00e9bat et le grand avantage de conduire aux actes.<\/p>\n

Ayant r\u00e9gl\u00e9 l’allure de la discussion, le pr\u00e9sident doit voir \u00e0 ce qu’elle ne s’\u00e9gare pas. Ce n’est pas le plus facile de sa t\u00e2che \u00e9tant donn\u00e9 la propension de certaines personnes \u00e0 s’\u00e9carter du sujet. Le pr\u00e9sident doit alors s’enqu\u00e9rir avec tact du rapport entre ce qui est en train de se dire et la question \u00e0 l’examen.<\/p>\n

S’il y a pire que la prolixit\u00e9 pour troubler la bonne marche d’une r\u00e9union, c’est la pr\u00e9somption de celui qui cherche \u00e0 dominer la discussion. Devant un repr\u00e9sentant de cette esp\u00e8ce, le pr\u00e9sident peut essayer de le faire taire en s’adressant \u00e0 un autre participant\u00a0: \u00ab\u00a0Et vous, Jean, qu’est-ce que vous en pensez\u00a0?\u00a0\u00bb Si le f\u00e2cheux revient \u00e0 la charge, le pr\u00e9sident doit renoncer aux circonlocutions. Il peut alors faire remarquer que le temps passe et que les autres aussi doivent avoir l’occasion de dire ce qu’ils pensent.<\/p>\n

D\u00e9courager les apart\u00e9s et r\u00e9duire le comique du bureau au silence<\/h3>\n

Dans le cas des r\u00e9unions d’affaires, la r\u00e8gle voulant que chacun ait le temps de parler rel\u00e8ve moins de la justice que d’un judicieux principe de gestion. Apr\u00e8s tout, le but de la r\u00e9union est de faire appel \u00e0 l’exp\u00e9rience, au jugement, aux connaissances et au savoir-faire de tous les participants. Pour s’assurer la contribution de chacun, le pr\u00e9sident doit faire en sorte que m\u00eame les plus timides aient la chance de sortir de leur coquille.<\/p>\n

Tout ce qui se dit au cours d’une r\u00e9union doit s’adresser \u00e0 l’ensemble du groupe et non aux voisins imm\u00e9diats. Un bon moyen de d\u00e9courager les apart\u00e9s est de s’interrompre au milieu d’une phrase, donnant ainsi aux coupables la d\u00e9sagr\u00e9able sensation d’\u00eatre le seul couple sur la piste. Si l’occasion de leur jouer ce tour ne se pr\u00e9sente pas et que leur faire les gros yeux ne suffit pas, le dernier recours est de leur demander de parler pour que tout le monde entende\u00a0: \u00ab\u00a0Oui, Robert, vous avez quelque chose \u00e0 dire\u00a0?\u00a0\u00bb<\/p>\n

L’humour est toujours bienvenu mais, dans une r\u00e9union d’affaires, il peut facilement aller trop loin. Si le comique du bureau m\u00e8ne le jeu, on s’amusera peut-\u00eatre, mais on n’accomplira pas grand-chose. Certes, \u00e0 faire grise mine aux farceurs, le pr\u00e9sident risque de passer pour un rabat-joie, mais une attitude juste assez r\u00e9ticente fera comprendre aux gens que ce n’est pas le moment de plaisanter. Au besoin, il pourra dire\u00a0: \u00ab\u00a0Bon, maintenant, revenons aux choses s\u00e9rieuses\u00a0\u00bb. Le pire, s’il ne veut pas que la r\u00e9union d\u00e9g\u00e9n\u00e8re en une partie de rigolade, serait de sourire et de laisser faire.<\/p>\n

M\u00eame si sa patience est mise \u00e0 rude \u00e9preuve, le pr\u00e9sident doit conserver son sang-froid pour que la discussion se poursuive sur un ton convenable. Si le but est d’arriver \u00e0 une d\u00e9cision conjointe, il doit aussi \u00eatre scrupuleusement objectif, m\u00eame si ses vues personnelles sont bien arr\u00eat\u00e9es.<\/p>\n

Lorsque le pr\u00e9sident occupe dans l’entreprise un rang sup\u00e9rieur \u00e0 celui des participants, ces derniers peuvent h\u00e9siter \u00e0 faire valoir des opinions qui ne s’accordent pas avec les siennes\u00a0: Pour contourner cette difficult\u00e9, le pr\u00e9sident devrait exposer son point de vue d\u00e8s le d\u00e9but\u00a0: \u00ab\u00a0Voici ce que j’en pense, mais je suis pr\u00eat \u00e0 changer d’avis si vous pouvez me convaincre.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Le pr\u00e9sident doit \u00e9galement faire preuve d’objectivit\u00e9 s’il survient des diff\u00e9rends entre les participants. Il doit alors trouver le moyen d’intervenir pour r\u00e9sumer impartialement les positions et voir si elles ne pr\u00e9sentent pas des points communs. M\u00eame si l’unanimit\u00e9 est toujours souhaitable, les divergences ne sauraient \u00eatre \u00e9cart\u00e9es syst\u00e9matiquement, simplement pour conserver l’harmonie. L’objectif est de conna\u00eetre tous les points de vue, si d\u00e9sagr\u00e9ables qu’ils soient.<\/p>\n

R\u00e9sumer ce qui vient d’\u00eatre dit pour \u00e9viter toute confusion<\/h3>\n

Les altercations entre participants sont une autre occasion qui permet d’invoquer le r\u00e8glement. L’usage parlementaire selon lequel les d\u00e9put\u00e9s s’adressent la parole par l’entremise de l’0rateur a justement pour but de filtrer les propos par trop acerbes. Si une dispute menace de s’envenimer, le pr\u00e9sident peut rappeler les antagonistes \u00e0 l’ordre et leur sugg\u00e9rer de s’adresser \u00e0 lui plut\u00f4t que l’un \u00e0 l’autre. Si la chose semble trop c\u00e9r\u00e9monieuse dans les circonstances, il peut au moins les prier de pr\u00e9senter leurs observations \u00e0 l’ensemble du groupe.<\/p>\n

La plupart des discussions abondent en redites. Le pr\u00e9sident per\u00e7oit g\u00e9n\u00e9ralement le moment pr\u00e9cis o\u00f9 l’on commence \u00e0 s’enliser. Un bon moyen d’emp\u00eacher le d\u00e9bat de tourner en rond est de r\u00e9sumer le sens de tout ce verbiage\u00a0: \u00ab\u00a0Si je comprends bien, vous voulez dire que…\u00a0\u00bb.<\/p>\n

De toute mani\u00e8re, c’est une bonne id\u00e9e de faire le point de temps \u00e0 autre. Les r\u00e9sum\u00e9s activent la discussion et permettent d’\u00e9liminer les ambigu\u00eft\u00e9s en incitant les participants \u00e0 pr\u00e9ciser leur pens\u00e9e si le pr\u00e9sident a mal interpr\u00e9t\u00e9 leurs paroles. Une des principales fonctions du pr\u00e9sident est de s’assurer que tous comprennent les questions \u00e0 l’\u00e9tude, aussi doit-il \u00e9couter attentivement pour saisir la port\u00e9e exacte de tout ce qui se dit.<\/p>\n

C’est aussi la t\u00e2che du pr\u00e9sident de ranimer la conversation lorsqu’elle commence \u00e0 languir, mais il ne doit pas trop se presser de rompre le silence\u00a0; certaines pauses sont n\u00e9cessaires pour permettre aux gens de r\u00e9\u00e9valuer leur position.<\/p>\n

Le succ\u00e8s d’une r\u00e9union d’affaires d\u00e9pend de tous les membres du groupe<\/h3>\n

Tout le travail fait pendant la r\u00e9union peut rester improductif si les d\u00e9cisions ne sont pas mises \u00e0 ex\u00e9cution. Il faut donc r\u00e9partir les t\u00e2ches avant de lever la s\u00e9ance. Pour \u00eatre certain qu’elles seront accomplies, on fixera des d\u00e9lais pour chacune. Et personne ne devrait quitter la salle de r\u00e9union avant d’avoir bien compris ce qu’on attend de lui.<\/p>\n

Jusqu’\u00e0 pr\u00e9sent, nous avons consid\u00e9r\u00e9 principalement le r\u00f4le du pr\u00e9sident, ne serait-ce que parce qu’il peut incomber un jour ou l’autre \u00e0 la plupart des gestionnaires et des agents de ma\u00eetrise. Mais si conscientieux et si brillant qu’il soit, le pr\u00e9sident n’est pas seul responsable du succ\u00e8s de la r\u00e9union, qui d\u00e9pend \u00e9galement de chacun des membres du groupe.<\/p>\n

Nous avons d\u00e9j\u00e0 mentionn\u00e9 en passant ce qu’on pouvait attendre des participants\u00a0: qu’ils arrivent \u00e0 l’heure et bien pr\u00e9par\u00e9s, qu’ils suivent la discussion avec attention, qu’ils ne distraient pas les autres, qu’ils s’en tiennent au sujet lorsqu’ils ont la parole et qu’ils \u00e9vitent la dispute. Ils ne doivent pas anticiper sur l’ordre du jour ou accaparer plus que leur part du temps disponible.<\/p>\n

Il y a quelques ann\u00e9es, le mat\u00e9riel de communication \u00e9lectronique et l’ordinateur ont fait leur apparition dans les r\u00e9unions d’affaires, permettant de conf\u00e9rer \u00e0 distance, de montrer des graphiques et des tableaux plus vivants et d’obtenir des renseignements \u00e0 quelques moments d’avis. Ces merveilles technologiques avaient pour but d’accro\u00eetre la productivit\u00e9, ce qui signifie faire plus de travail en moins de temps.<\/p>\n

Les chefs d’entreprise en Occident s’inqui\u00e8tent toujours, pourtant, de ce que la productivit\u00e9 n’augmente pas aussi rapidement qu’elle le devrait. Dans le monde des affaires, l’offensive en vue d’accro\u00eetre l’efficience ne semble plus montrer la m\u00eame vigueur que par le pass\u00e9.<\/p>\n

Depuis l’\u00e9poque de la R\u00e9volution industrielle, la productivit\u00e9 s’est accrue au rythme des progr\u00e8s techniques. Toutefois, \u00e9tant donn\u00e9 les prouesses actuelles de l’\u00e9lectronique, on se demande s’il est possible d’aller tellement plus loin dans cette direction. Vraisemblablement, les prochains gains de productivit\u00e9 seront r\u00e9alis\u00e9s gr\u00e2ce \u00e0 une gestion plus efficace des activit\u00e9s purement humaines. La r\u00e9union est le point de d\u00e9part id\u00e9al pour toute initiative visant \u00e0 tirer un meilleur parti du temps consacr\u00e9 \u00e0 l’\u00e9l\u00e9ment humain dans les affaires.<\/p>\n

Pour que cela soit possible cependant, il faudra surmonter certains blocages psychologiques et le plus tenace de ces blocages est le pr\u00e9jug\u00e9 voulant que les r\u00e9unions soient une perte de temps ou, \u00e0 tout le moins, un mal n\u00e9cessaire. Naturellement, si l’on se rend \u00e0 une r\u00e9union dans cet \u00e9tat d’esprit, on a toutes les chances de trouver ce qu’on attend. Par contre, si l’on consid\u00e8re la r\u00e9union comme un moyen de mettre \u00e0 profit l’intelligence et l’imagination des gens, on ouvre la voie aux gains de productivit\u00e9.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"author":86,"featured_media":0,"template":"","categories":[1],"rbc_letter_theme":[],"rbc_letter_year":[65],"class_list":["post-2442","rbc_letter","type-rbc_letter","status-publish","hentry","category-uncategorized","rbc_letter_year-65"],"acf":[],"yoast_head":"\nVol. 65, N\u00b0 5 - Sept.\/Oct. 1984 - \u00ab\u00a0En conf\u00e9rence\u00a0\u00bb - RBC<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-65-n-5-sept-oct-1984-en-conference\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Vol. 65, N\u00b0 5 - Sept.\/Oct. 1984 - \u00ab\u00a0En conf\u00e9rence\u00a0\u00bb\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Les r\u00e9unions font partie du cours normal des affaires, mais elles ne donnent pas toujours les r\u00e9sultats esp\u00e9r\u00e9s. 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