{"id":2004,"date":"1975-08-01T00:00:00","date_gmt":"1975-08-01T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-56-n-8-aout-1975-lorganisation-dune-reunion\/"},"modified":"2022-10-17T15:49:51","modified_gmt":"2022-10-17T15:49:51","slug":"vol-56-n-8-aout-1975-lorganisation-dune-reunion","status":"publish","type":"rbc_letter","link":"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-56-n-8-aout-1975-lorganisation-dune-reunion\/","title":{"rendered":"Vol. 56, N\u00b0 8 – Ao\u00fbt 1975 – L’organisation d’une r\u00e9union"},"content":{"rendered":"
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Tout le monde est appel\u00e9 un jour ou l’autre \u00e0 organiser quelque chose, il peut s’agir d’une grande r\u00e9union mondaine ou d’affaires aussi bien que d’une petite f\u00eate pour les jeunes. Mais quelle que soit l’importance ou la simplicit\u00e9 de l’entreprise, l’organisation en sera plus facile et mieux r\u00e9ussie si l’on observe certains principes. Le lecteur trouvera dans le pr\u00e9sent Bulletin quelques indications pratiques \u00e0 ce sujet.<\/p>\n

La premi\u00e8re chose \u00e0 faire est de vous demander si l’activit\u00e9 envisag\u00e9e vaut le temps que vous allez y consacrer. Le succ\u00e8s de vos efforts ne sera pas le fait du hasard. Il comportera toujours un s\u00e9rieux travail de pr\u00e9paration, et c’est \u00e0 cela qu’il faut vous appliquer. L’organisation d’une r\u00e9union suppose l’emploi des instruments voulus\u00a0: t\u00e9l\u00e9phone, notes, lettres, entrevues\u00a0; le choix de collaborateurs\u00a0; l’ordonnance m\u00e9thodique des travaux et la surveillance continuelle de tout ce qui se rapporte \u00e0 l’op\u00e9ration.<\/p>\n

Le mot \u00ab\u00a0r\u00e9union\u00a0\u00bb s’entend ici dans son sens le plus large. Il comprend notamment les assembl\u00e9es, les congr\u00e8s, les expositions, les d\u00e9monstrations, les concerts, les festivals, les \u00e9preuves athl\u00e9tiques, les d\u00e9fil\u00e9s, les campagnes de souscription ou de lutte contre la pollution.<\/p>\n

Voici, en r\u00e9sum\u00e9, la marche \u00e0 suivre pour organiser l’une ou l’autre de ces activit\u00e9s\u00a0: d\u00e9cider exactement quelle forme va rev\u00eatir la r\u00e9union\u00a0; \u00e9tablir la fin \u00e0 laquelle elle doit servir\u00a0; mettre sur pied un solide groupe de personnes comp\u00e9tentes\u00a0; leur inspirer la conviction de faire oeuvre utile\u00a0; exercer la surveillance n\u00e9cessaire sur le d\u00e9roulement du travail.<\/p>\n

Le chef d’\u00e9quipe<\/h3>\n

Quel que soit votre titre – pr\u00e9sident, animateur, responsable, administrateur – c’est vous qui dirigez l’op\u00e9ration, et il faut vous pr\u00e9parer \u00e0 votre t\u00e2che. Analysez les \u00e9l\u00e9ments de l’op\u00e9ration et notez-en les aspects o\u00f9 vous pourrez utiliser votre imagination pour y mettre de l’originalit\u00e9 et vos talents administratifs pour en assurer le succ\u00e8s. \u00c0 tout cela devront s’ajouter le travail ardu, la patience et la t\u00e9nacit\u00e9.<\/p>\n

En qualit\u00e9 de directeur, vous \u00eates le centre \u00e9nerg\u00e9tique du groupe, celui qui donne le ton au travail, \u00e0 l’enthousiasme, au dynamisme et \u00e0 l’efficacit\u00e9. Ce serait une erreur de croire qu’il faut tout faire vous-m\u00eame, mais vous devez \u00eatre associ\u00e9 \u00e0 chaque phase du travail de vos collaborateurs.<\/p>\n

Vous aurez certes int\u00e9r\u00eat \u00e0 conna\u00eetre ce que d’autres ont fait en pareilles circonstances, mais ne vous bornez pas simplement \u00e0 les imiter. Il est passionnant de sortir des sentiers battus.<\/p>\n

Au milieu du train-train pressant de votre mission, r\u00e9servez-vous du temps pour r\u00e9fl\u00e9chir et r\u00eaver. L’imagination n’ob\u00e9it pas aux lois de la m\u00e9canique et de la physique. Laissez votre esprit se d\u00e9tendre et vagabonder. C’est quand elle a la bride sur le cou que la pens\u00e9e d\u00e9couvre parfois ses meilleures id\u00e9es.<\/p>\n

Dans la c\u00e9l\u00e8bre f\u00e9erie de Maurice Maeterlinck, l’Oiseau bleu<\/em>, un visiteur est introduit dans \u00ab\u00a0Le Royaume de l’Avenir\u00a0\u00bb, o\u00f9 dorment les enfants qui ne sont pas encore n\u00e9s. Celui-ci demande\u00a0: \u00ab\u00a0Est-ce qu’ils ne font rien\u00a0?\u00a0\u00bb Et la r\u00e9ponse est\u00a0: \u00ab\u00a0Ils pensent \u00e0 quelque chose.\u00a0\u00bb \u00ab\u00a0\u00c0 quoi\u00a0?\u00a0\u00bb \u00ab\u00a0Ils ne le savent pas encore…\u00a0\u00bb<\/p>\n

Lorsque l’inspiration, ce on ne sait quoi d’informe et d’ind\u00e9cis, surgit dans votre esprit, elle est un peu comme une photographie floue\u00a0: il faut la d\u00e9velopper et l’agrandir. Vous verrez ensuite s’il est possible de la mettre au point et de l’utiliser dans votre travail.<\/p>\n

Laissez-vous enthousiasmer par les trouvailles de votre esprit. L’enthousiasme qui s’exprime dans l’action est l’un des grands bienfaits de la vie. Int\u00e9ressez-vous \u00e0 la partie de la t\u00e2che \u00e0 laquelle vous travaillez, et l’enthousiasme vous gagnera. L’int\u00e9r\u00eat est une qualit\u00e9 qui est en nous et non pas un attribut des choses. En mettant tout votre int\u00e9r\u00eat dans votre travail vous \u00e9liminez le doute et l’angoisse, et votre assurance s’accro\u00eet.<\/p>\n

Faire accepter une id\u00e9e<\/h3>\n

Lorsque vous vous pr\u00e9sentez devant un auditoire pour le convaincre d’appuyer votre projet, prenez quatre-vingt-dix pour cent de votre temps pour penser aux personnes \u00e0 qui vous vous adressez et dix pour cent seulement pour penser \u00e0 vous.<\/p>\n

Exposez vos id\u00e9es en fonction de l’exp\u00e9rience de vos auditeurs. Les gens r\u00e9pugnent \u00e0 faire l’effort c\u00e9r\u00e9bral de traduire vos paroles dans leurs propres pens\u00e9es. Quand un p\u00eacheur va \u00e0 la p\u00eache, il choisit son app\u00e2t d’apr\u00e8s les go\u00fbts du poisson, et non d’apr\u00e8s les siens.<\/p>\n

M\u00fbrissez bien votre plan et vos id\u00e9es avant de les faire conna\u00eetre en public, afin d’en parler avec assurance. S’il y a de l’opposition, voyez-y une occasion de montrer le bien-fond\u00e9 de vos vues. N’ayez pas l’air de vouloir brusquer les choses\u00a0: ceux qui vous \u00e9coutent ont besoin d’un peu de temps pour saisir et ruminer ce que vous dites.<\/p>\n

Pr\u00e9sentez votre th\u00e8se de fa\u00e7on saisissante. Si la nature du sujet s’y pr\u00eate, illustrez votre plan de documents visuels\u00a0: photographies, croquis, programme ou liste des activit\u00e9s. Alliez quelque chose de nouveau \u00e0 ce que connaissent d\u00e9j\u00e0 vos auditeurs et indiquez-leur comment donner plus d’int\u00e9r\u00eat et plus de valeur \u00e0 cet \u00e9l\u00e9ment de nouveaut\u00e9.<\/p>\n

Le choix de l’objectif<\/h3>\n

Tout projet doit tendre \u00e0 un but\u00a0: r\u00e9aliser des b\u00e9n\u00e9fices\u00a0; construire, agr\u00e9menter, embellir ou conserver quelque chose\u00a0; rendre service \u00e0 une personne, \u00e0 un groupe ou \u00e0 une collectivit\u00e9.<\/p>\n

En esquissant les premi\u00e8res grandes lignes de votre projet, accordez la priorit\u00e9 \u00e0 l’imagination. Vous \u00eates au stade de la cr\u00e9ation\u00a0; le jugement interviendra plus tard. Veillez \u00e0 ce que tous vos futurs collaborateurs et tous ceux qui partagent votre d\u00e9sir connaissent le plan d’ensemble.<\/p>\n

Votre plan doit comporter un centre d’int\u00e9r\u00eat. Tout projet suppose une fin, un objectif. Soyez convaincu de cette v\u00e9rit\u00e9\u00a0: il est impossible de conduire un groupe vers un but que l’on n’a pas d\u00e9fini sur une voie que l’on ne s’est pas repr\u00e9sent\u00e9e. Sans objectifs clairement \u00e9nonc\u00e9s, aucune entreprise ne peut r\u00e9ussir ni \u00eatre profitable.<\/p>\n

Voici, par exemple, une fa\u00e7on de pr\u00e9senter votre projet aux personnes que vous souhaitez influencer\u00a0:<\/p>\n

Sujet<\/em>\u00a0: les enfants sont les citoyens de demain.<\/p>\n

Motivation<\/em>\u00a0: besoin de montrer aux parents, aux instituteurs, aux enfants et au grand public comment le scoutisme contribue au bonheur, \u00e0 la formation et \u00e0 l’int\u00e9gration sociale des enfants.<\/p>\n

Objectif<\/em>\u00a0: illustrer au moyen de d\u00e9monstrations, de photographies, de pr\u00e9sentations et de projections de quelles fa\u00e7ons le scoutisme exerce ses fonctions.<\/p>\n

Organisation<\/em>\u00a0: former des groupes d’adultes int\u00e9ress\u00e9s – qu’on les appelle comit\u00e9s, divisions, conseils, peu importe – dont chacun sera charg\u00e9 d’une partie d\u00e9termin\u00e9e de la r\u00e9union.<\/p>\n

L’\u00e9laboration du plan<\/h3>\n

Pour r\u00e9ussir, un plan doit comprendre un minimum de d\u00e9tails, avoir assez de souplesse pour subir au besoin des retouches et ne jamais \u00eatre perdu de vue. La m\u00e9thode d’\u00e9laboration doit transpara\u00eetre. C’est-\u00e0-dire que le responsable est tenu de d\u00e9finir son projet en termes exacts\u00a0; de diviser la t\u00e2che en sous-t\u00e2ches, dont chacune sera pr\u00e9cis\u00e9e et d\u00e9limit\u00e9e, et de faire un compte \u00e0 rebours commen\u00e7ant maintenant et se terminant \u00e0 la date d’ach\u00e8vement.<\/p>\n

Apr\u00e8s avoir couch\u00e9 votre plan sur le papier, examinez-en chaque point d’un oeil critique. Est-il r\u00e9alisable\u00a0? Les \u00e9tapes sont-elles trop ardues pour vos collaborateurs\u00a0?<\/p>\n

Il est capital pour votre tranquillit\u00e9 d’esprit de dresser une liste des choses \u00e0 faire. En sachant d’avance ce qui est essentiel et ce qui peut \u00eatre omis, vous soulagez votre esprit de l’aga\u00e7ante pens\u00e9e que vous faillissez peut-\u00eatre \u00e0 la t\u00e2che.<\/p>\n

Notez cinq ou six des travaux majeurs et num\u00e9rotez-les par ordre d’importance. Attaquez-vous d’abord au num\u00e9ro un, la t\u00e2che de premi\u00e8re urgence. Poussez-en l’ex\u00e9cution aussi loin que possible, puis passez au num\u00e9ro 2. En agissant ainsi, vous serez toujours s\u00fbr de travailler \u00e0 la t\u00e2che la plus essentielle.<\/p>\n

Le succ\u00e8s d’une r\u00e9union d\u00e9pend de sa bonne ordonnance\u00a0: le d\u00e9sordre est l’ennemi des plans de toutes sortes. Au sujet de chaque action importante envisag\u00e9e dans votre programme, demandez-vous\u00a0: est-ce l\u00e0 le moyen le plus sens\u00e9, le plus efficace et le plus \u00e9conomique de faire cette chose\u00a0? Donnez vos instructions \u00e0 chacun de vos collaborateurs, afin que tous oeuvrent dans la m\u00eame direction. Imaginez que vous \u00e9crivez une pi\u00e8ce de th\u00e9\u00e2tre\u00a0: donnez des directives \u00e0 vos acteurs pour que chacun sache quand entrer en sc\u00e8ne et jouer son r\u00f4le.<\/p>\n

Lorsque vous constituez des comit\u00e9s ou des groupes de travail, assurez-vous qu’ils ont des secteurs d’autorit\u00e9 bien d\u00e9finis et qui ne chevauchent pas. De m\u00eame que vous avez la responsabilit\u00e9 de mener le projet tout entier \u00e0 bonne fin, ainsi il devrait y avoir dans chaque groupe une personne responsable de la partie du travail assign\u00e9e \u00e0 ce groupe. C’est le meilleur moyen d’\u00e9viter qu’on se renvoie la balle.<\/p>\n

Les relations humaines<\/h3>\n

Les d\u00e9tails mat\u00e9riels, comme la r\u00e9servation d’une salle, la location des d\u00e9cors pour un spectacle, l’impression des programmes, etc., seront r\u00e9gl\u00e9s par les groupes charg\u00e9s de s’en occuper. Vos probl\u00e8mes seront surtout des probl\u00e8mes humains. Il vous incombera d’animer les membres de votre \u00e9quipe, d’entretenir leur enthousiasme, de diriger leurs efforts, de rectifier leurs erreurs et de les faire progresser vers la ligne d’arriv\u00e9e.<\/p>\n

Celui qui s’int\u00e9resse vraiment aux gens accro\u00eet sa prestance, son charme et sa personnalit\u00e9. La personnalit\u00e9 est l’effet global que vous exercez sur les autres, et celui-ci compte beaucoup dans votre r\u00e9ussite.<\/p>\n

Un plan est presque vou\u00e9 \u00e0 l’\u00e9chec si ceux qui sont charg\u00e9s de sa mise en oeuvre n’ont pas particip\u00e9 \u00e0 sa pr\u00e9paration. Quand il s’agit de rendre service \u00e0 la collectivit\u00e9, par exemple par l’entremise des oeuvres paroissiales, des associations familiales et scolaires, des groupes d’embellissement r\u00e9gional, etc., il est vain de tracer un plan et de le pr\u00e9senter comme une chose \u00e0 prendre ou \u00e0 laisser aux personnes concern\u00e9es. Pour r\u00e9ussir, le plan doit \u00eatre con\u00e7u et \u00e9labor\u00e9 en collaboration avec ceux qui feront le travail.<\/p>\n

Il vous faudra reconna\u00eetre l’importance de chacun en tant qu’individu. L’ardent d\u00e9sir de consid\u00e9ration qu’on trouve chez les hommes est un besoin profond et fondamental.<\/p>\n

Louez et f\u00e9licitez lorsqu’on le m\u00e9rite. Un vrai chef n’accapare pas la vedette. En donnant \u00e0 quelqu’un une bonne opinion de lui-m\u00eame, nous gagnons sa bonne volont\u00e9\u00a0: nous l’aidons \u00e0 assumer sa personnalit\u00e9.<\/p>\n

Lorsque les chefs de groupe ou leurs collaborateurs viennent vous raconter leurs difficult\u00e9s, \u00e9coutez-les avec un int\u00e9r\u00eat manifeste, puis recherchez avec eux la solution de leurs probl\u00e8mes. Faites autant de concessions que possible au co\u00e9quipier m\u00e9content. La question \u00e0 vous poser dans ce cas est celle-ci\u00a0: \u00ab\u00a0Puis-je c\u00e9der sur ce point sans compromettre l’op\u00e9ration\u00a0?\u00a0\u00bb<\/p>\n

Le choix des collaborateurs<\/h3>\n

Dans le choix des membres d’un groupe de travail, rappelez-vous que leur concours \u00e9ventuel importe plus que leur rang dans la soci\u00e9t\u00e9. Ces collaborateurs sont ceux qui vont donner la vie \u00e0 vos id\u00e9es. Vous comptez sur eux. Ce doit \u00eatre des gens qui r\u00e9pondront avec enthousiasme \u00e0 vos besoins.<\/p>\n

Une m\u00e9thode suivie avec succ\u00e8s par beaucoup d’organisateurs consiste \u00e0 \u00e9tablir les diverses fonctions \u00e0 remplir et de choisir ensuite des personnes aptes \u00e0 les remplir. Celles-ci devront avoir les connaissances n\u00e9cessaires pour entreprendre la t\u00e2che et un sens aigu des responsabilit\u00e9s pour la bien ex\u00e9cuter.<\/p>\n

En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, faites en sorte qu’une autre personne au moins – de pr\u00e9f\u00e9rence celle qui vous remplacera en cas d’absence – prenne une part \u00e9troite et enti\u00e8re \u00e0 l’\u00e9laboration des plans. Il importe en r\u00e9alit\u00e9 de faire contribuer \u00e0 la pr\u00e9paration du plan tous ceux qui auront un r\u00f4le important \u00e0 jouer dans sa mise \u00e0 ex\u00e9cution. Le sentiment d’\u00eatre ainsi consult\u00e9s les engage en quelque sorte \u00e0 faire de leur mieux pour en assurer le succ\u00e8s.<\/p>\n

\u00c9coutez ce que les gens ont \u00e0 dire au sujet de la r\u00e9union. Les bons organisateurs, ceux \u00e0 qui on a attribu\u00e9 des talents myst\u00e9rieux, sont tout simplement des personnes qui ont eu soin d’observer et d’\u00e9couter pour recueillir des bribes d’information utiles dans les r\u00e9actions des autres. Outre l’aide qu’il peut vous apporter pour r\u00e9gler certaines choses qui clocheraient, le fait de tendre l’oreille vous fournit l’occasion d’examiner des suggestions pouvant servir \u00e0 accro\u00eetre la qualit\u00e9 et l’int\u00e9r\u00eat de votre entreprise.<\/p>\n

Si la conception et l’organisation d’une r\u00e9union sont une chose somme toute agr\u00e9able, elles supposent pourtant le calcul de certains risques. Au cas o\u00f9 il deviendrait \u00e9vident que votre plan ne vous permettra pas d’atteindre votre but, il n’y a plus qu’un parti \u00e0 prendre\u00a0: en choisir un autre. Celui-ci sera peut-\u00eatre moins grandiose, mais il aura peut-\u00eatre plus de chance de r\u00e9ussir.<\/p>\n

Vous devez \u00eatre pr\u00eat \u00e0 parer \u00e0 l’impr\u00e9vu. Vous ne savez jamais en ouvrant une enveloppe ou en d\u00e9crochant le r\u00e9cepteur de votre t\u00e9l\u00e9phone quelle nouvelle malice vous r\u00e9serve la fortune.<\/p>\n

M\u00eame si vous \u00eates l’un des quelques heureux mortels qui aiment rencontrer des obstacles, vous aurez avantage \u00e0 tenter de pr\u00e9voir les difficult\u00e9s \u00e9ventuelles, afin de disposer le cas \u00e9ch\u00e9ant de solutions presque toutes pr\u00eates. Une analyse du genre \u00ab\u00a0au cas o\u00f9 cela arriverait\u00a0\u00bb n’est pas sans utilit\u00e9. Celui qui sait o\u00f9 sont les dangers est mentalement en \u00e9tat d’y faire face.<\/p>\n

C’est dans les situations difficiles que vous d\u00e9montrerez vos talents et votre comp\u00e9tence d’organisateur, mais ne vous \u00e9puisez pas inutilement. Lorsqu’un probl\u00e8me surgit, examinez-le pour voir s’il vaut la peine d’\u00eatre r\u00e9solu. Il faut, dit-on, autant d’effort pour r\u00e9soudre un probl\u00e8me inutile que pour r\u00e9soudre un probl\u00e8me utile.<\/p>\n

Noter par \u00e9crit<\/h3>\n

Beaucoup de personnes semblent r\u00e9pugner fonci\u00e8rement \u00e0 \u00e9crire quoi que ce soit, qu’il s’agisse d’une liste d’achats ou d’une lettre\u00a0; mais, si vous tenez \u00e0 \u00eatre un bon organisateur de r\u00e9union, il vous faut absolument coucher les choses par \u00e9crit. Sans notes sur les t\u00e2ches \u00e0 faire, les d\u00e9cisions adopt\u00e9es, les mesures prises, ce que les membres de votre \u00e9quipe doivent faire, ont fait ou omis de faire, vous serez continuellement dans les transes faute de savoir ce qui se passe.<\/p>\n

\u00c0 mesure que le travail avance, vous rel\u00e8verez et noterez les id\u00e9es qui vous viendront \u00e0 l’esprit et les suggestions que vous feront les autres. Veillez \u00e0 ce que vos notes soient extr\u00eamement claires, afin que le sens en demeure \u00e9vident m\u00eame des semaines plus tard.<\/p>\n

Vous formez avec vos chefs de groupe une esp\u00e8ce de \u00ab\u00a0comit\u00e9 pl\u00e9nier\u00a0\u00bb ou d’\u00e9tat-major g\u00e9n\u00e9ral comme on dit dans l’arm\u00e9e. Vous surveillez continuellement les progr\u00e8s accomplis et conf\u00e9rez avec vos collaborateurs sur les am\u00e9liorations qui pourraient \u00eatre apport\u00e9es, mais vous vous imposez un handicap si vous ne prenez pas de notes.<\/p>\n

Voici une m\u00e9thode infaillible. \u00c0 la suite de chaque s\u00e9ance que vous pr\u00e9sidez, adressez \u00e0 chaque membre de votre \u00e9quipe de direction un bref compte rendu – une demi-page au plus – ayant \u00e0 peu pr\u00e8s la forme suivante\u00a0: \u00ab\u00a0Sur la proposition de A.B., je dois communiquer avec C.D. pour obtenir…\u00a0\u00bb\u00a0; \u00ab\u00a0en apprenant de la part de E.F. les difficult\u00e9s \u00e9prouv\u00e9es pour organiser\u00a0…, nous avons d\u00e9cid\u00e9 de demander l’aide du groupe G.H.\u00a0\u00bb Chaque chef de groupe vous fera un compte rendu analogue apr\u00e8s la r\u00e9union de son \u00e9quipe.<\/p>\n

Les comit\u00e9s et les groupes de travail se r\u00e9uniront \u00e0 intervalles r\u00e9guliers pour faire le point et examiner les progr\u00e8s r\u00e9alis\u00e9s. Ces r\u00e9unions devront avoir un caract\u00e8re pratique et surtout ne pas \u00eatre un gaspillage de temps \u00e0 \u00e9couter les autres faire des discours ou penser tout haut ce \u00e0 quoi ils auraient d\u00fb r\u00e9fl\u00e9chir auparavant. Un pr\u00e9sident sera charg\u00e9 de diriger les d\u00e9lib\u00e9rations, de veiller \u00e0 ce que chaque membre ait l’occasion de participer \u00e0 la discussion et de s’assurer que tous comprennent les d\u00e9cisions prises.<\/p>\n

Minutage et contr\u00f4le du travail<\/h3>\n

Les pertes de temps et d’effort sont souvent imputables au manque de directives suffisantes et d\u00e9taill\u00e9es. N’h\u00e9sitez pas \u00e0 bien pr\u00e9ciser \u00e0 vos collaborateurs ce qu’il faut faire \u00e0 tel ou tel moment et \u00e0 qui en incombe la responsabilit\u00e9. Certains r\u00f4les doivent \u00eatre confi\u00e9s \u00e0 certains acteurs, et il est n\u00e9cessaire de donner des indications sc\u00e9niques. Quand elles s’adressent aux ex\u00e9cutants, ces instructions s’expriment par des verbes d’action\u00a0: obtenir, enregistrer, fournir, contr\u00f4ler, recevoir et exp\u00e9dier.<\/p>\n

Comme organisateur en chef, vous devez tenir compte du calendrier et de l’horloge, car le temps est un \u00e9l\u00e9ment tr\u00e8s important dans l’\u00e9laboration des plans.<\/p>\n

Vos fonctions de directeur g\u00e9n\u00e9ral vous obligent \u00e0 savoir de jour en jour si les t\u00e2ches sont ex\u00e9cut\u00e9es de telle fa\u00e7on qu’elles seront termin\u00e9es \u00e0 temps pour bien s’agencer avec d’autres t\u00e2ches. Ces renseignements vous permettront d’appuyer sur les s\u00e9ries d’activit\u00e9s voulues pour que le programme marche bien et selon l’horaire.<\/p>\n

C’est ici que la feuille de compte \u00e0 rebours a son utilit\u00e9. \u00c9tablissez un calendrier pour chacune des t\u00e2ches, indiquant dans chaque cas les dates de commencement et d’ach\u00e8vement. Fixez le jour o\u00f9 doivent se terminer les diverses portions de la t\u00e2che assign\u00e9e \u00e0 chaque groupe et v\u00e9rifiez-en la liste quotidiennement. Seule cette m\u00e9thode pourra vous donner l’assurance d’atteindre votre objectif en temps voulu. La liste vous r\u00e9v\u00e9lera o\u00f9 il faut dire un mot pour acc\u00e9l\u00e9rer les choses.<\/p>\n

Celui qui accepte la charge de chef de projet doit aussi assumer la responsabilit\u00e9 qu’elle comporte. Vous seul serez tenu responsable du succ\u00e8s final. Gardez-vous de vous laisser absorber par un aspect de l’op\u00e9ration. Votre bonne conduite de la totalit\u00e9 de l’op\u00e9ration <\/em>est l’\u00e9l\u00e9ment le plus essentiel du plan d’ensemble.<\/p>\n

Lorsque vous avez des collaborateurs pour mettre votre plan en oeuvre, attendez-vous au mieux, mais v\u00e9rifiez fr\u00e9quemment pour vous assurer qu’il en est ainsi. L’\u00e9quipe de travail id\u00e9ale serait celle o\u00f9 le chef jugerait inutile de contr\u00f4ler quoi que ce soit si ce n’est le r\u00e9sultat final, mais cette perfection est rare.<\/p>\n

Insistez gentiment mais fermement pour conna\u00eetre la v\u00e9rit\u00e9 sur les progr\u00e8s des groupes. Si un chef de groupe vous informe que 50% de son travail est termin\u00e9, demandez-vous si le \u00ab\u00a00\u00a0\u00bb n’est pas de trop.<\/p>\n

Si vos collaborateurs semblent vaciller, ne c\u00e9dez ni \u00e0 la panique ni au pessimisme. Trouvez la cause du ralentissement et faites r\u00e9solument le n\u00e9cessaire pour remettre les choses en bonne voie.<\/p>\n

Vous aurez t\u00f4t fait d’apprendre que s’activer n’est pas tout. Il y a une profonde diff\u00e9rence entre s’activer et produire des r\u00e9sultats. Certains chefs de groupe donneront l’impression de travailler avec ardeur, mais ne feront rien qui vaille. Persuadez-les de s’attacher aux r\u00e9sultats. S’\u00e9tant engag\u00e9s \u00e0 ex\u00e9cuter leur t\u00e2che pour une certaine date, ils doivent mettre leur honneur \u00e0 tenir leur promesse.<\/p>\n

Si la douceur et la persuasion ne r\u00e9ussissent pas \u00e0 rem\u00e9dier \u00e0 la situation, vous ne pouvez faire autrement, \u00e9tant donn\u00e9 vos propres obligations, que de dire\u00a0: \u00ab\u00a0C’est une t\u00e2che qui doit \u00eatre ex\u00e9cut\u00e9e \u00e0 temps si le projet doit aboutir. Il s’agit donc de faire le travail ou de c\u00e9der la place \u00e0 un autre.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Le meilleur moyen d’inciter quelqu’un \u00e0 faire une chose est de l’amener \u00e0 vouloir la faire\u00a0; d’o\u00f9 l’avantage de donner des conseils ou des instructions, et non des ordres. Arrangez-vous pour que l’on se fasse un plaisir de r\u00e9aliser vos voeux.<\/p>\n

Si vous avez \u00e0 signaler une erreur \u00e0 l’un de vos collaborateurs, faites-le avec assez de diplomatie pour ne pas le blesser. Dans certaines circonstances, vous lui direz par exemple\u00a0: \u00ab\u00a0Je comprends tr\u00e8s bien vos sentiments. \u00c0 votre place, je serais s\u00fbrement du m\u00eame avis que vous. Mais il y a d’autres aspects \u00e0 envisager.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Quelques principes directeurs<\/h3>\n

L’organisation d’une r\u00e9union ou d’une campagne exige plus de travail de t\u00eate \u00e0 l’ancienne mode que de brillantes donn\u00e9es d’ordinateur. \u00c9laborer des plans est encore la seule m\u00e9thode s\u00fbre pour n’oublier aucun d\u00e9tail essentiel, et il n’existe pas d’autre moyen connu qui permette de mesurer les progr\u00e8s accomplis.<\/p>\n

On trouvera ci-apr\u00e8s, \u00e0 titre indicatif, un mod\u00e8le de plan applicable \u00e0 toute entreprise\u00a0:<\/p>\n

Fixer l’objectif<\/em>, d\u00e9terminer la fa\u00e7on de l’atteindre et \u00e9tablir les stades ou les niveaux d’ex\u00e9cution \u00e0 r\u00e9aliser \u00e0 certaines p\u00e9riodes bien d\u00e9limit\u00e9es le long du parcours. L’op\u00e9ration comprend six \u00e9tapes\u00a0:<\/p>\n

Bilan de la situation<\/em>\u00a0: r\u00e9unir des donn\u00e9es pour indiquer la situation actuelle et le but souhait\u00e9.<\/p>\n

Organisation strat\u00e9gique<\/em>\u00a0: arr\u00eater les grandes lignes de l’entreprise.<\/p>\n

Inventaire des ressources<\/em>\u00a0: quelles sont les ressources existantes\u00a0? O\u00f9 trouvera-t-on les autres\u00a0?<\/p>\n

Organisation tactique<\/em>\u00a0: d\u00e9cider quels sont les meilleurs moyens et les meilleurs collaborateurs \u00e0 employer pour accomplir la t\u00e2che.<\/p>\n

Recrutement<\/em>\u00a0: trouver des collaborateurs et entreprendre la premi\u00e8re phase.<\/p>\n

Contr\u00f4le<\/em>\u00a0: noter p\u00e9riodiquement dans votre agenda les progr\u00e8s accomplis par rapport \u00e0 vos pr\u00e9visions et les am\u00e9liorations \u00e9ventuelles \u00e0 apporter \u00e0 votre plan.<\/p>\n

Ayez confiance en votre \u00e9toile. On ne vous demande pas, comme \u00e0 une n\u00e9cromancienne, de pr\u00e9dire la r\u00e9ussite de l’entreprise \u00e0 l’aide d’une boule de cristal. Mais vous pouvez \u00e9taler vos plans sur le dessus de la table et montrer que, si chacun des int\u00e9ress\u00e9s accomplit bien et compl\u00e8tement sa t\u00e2che<\/em>, l’entreprise a de fortes chances d’\u00eatre couronn\u00e9e de succ\u00e8s.<\/p>\n

L’art de mener un plan \u00e0 bonne fin ne tient pas uniquement \u00e0 l’ascendant personnel de l’organisateur, mais aussi \u00e0 son r\u00f4le d’animation aupr\u00e8s de tous ceux qui sont sous sa direction.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"author":86,"featured_media":0,"template":"","categories":[1],"rbc_letter_theme":[],"rbc_letter_year":[47],"class_list":["post-2004","rbc_letter","type-rbc_letter","status-publish","hentry","category-uncategorized","rbc_letter_year-47"],"acf":[],"yoast_head":"\nVol. 56, N\u00b0 8 - Ao\u00fbt 1975 - L'organisation d'une r\u00e9union - RBC<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.rbc.com\/fr\/notre-compagnie\/histoire\/bulletin\/vol-56-n-8-aout-1975-lorganisation-dune-reunion\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Vol. 56, N\u00b0 8 - Ao\u00fbt 1975 - L'organisation d'une r\u00e9union\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Tout le monde est appel\u00e9 un jour ou l’autre \u00e0 organiser quelque chose, il peut s’agir d’une grande r\u00e9union mondaine ou d’affaires aussi bien que d’une petite f\u00eate pour les jeunes. 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