Vol. 65, N° 5 — Sept./Oct. 1984 —
« En conférence »
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Les réunions font partie
du cours normal des affaires, mais elles ne donnent pas toujours
les résultats espérés. C'est qu'on méconnaît
trop souvent leur importance. Voici donc quelques conseils
pour rendre vos réunions plus fructueuses et améliorer
votre productivité...
Dans les affaires, de nos jours, presque toutes les décisions
importantes sont prises au cours de réunions. Dans
les circonstances, il est étrange que la réunion
d'affaires soit si rarement perçue comme complètement
différente du meeting type des groupements politiques
ou communautaires. Les écrits qui traitent du sujet
vous expliquent comment tenir une assemblée à
votre club de golf ou comment organiser un dîner avec
un conférencier invité, mais ils n'ont pas grand-chose
à dire sur la manière de tenir ces conférences
informelles qui ont lieu tous les jours dans les bureaux et
les usines.
La différence, pourtant, est bien réelle.
Les réunions d'un club ou d'une commission scolaire
rassemblent des représentants élus qui se rencontrent
régulièrement et sont obligés, plus ou
moins, d'observer leur règlement interne. Les réunions
d'affaires sont souvent convoquées au pied levé
et mettent en présence des équipes improvisées
de gestionnaires et d'agents de maîtrise. La plupart
des réunions d'affaires sont informes par nature.
Le moyen d'être efficace dans des conditions pareilles
n'est mentionné nulle part ; on semble tenir pour
acquis que c'est affaire d'aptitude. Nombre d'entreprises
n'ont aucun règlement ou directive concernant l'organisation
des réunions, et la formation à ce sujet est
très souvent absente du programme des cours de gestion.
C'est comme s'il suffisait de s'assurer qu'il y a suffisamment
de chaises pour qu'une réunion soit réussie.
Vu cette attitude, il n'est guère surprenant que
beaucoup de gens d'affaires doutent de l'utilité des
réunions. Même les cadres supérieurs qui
passent une grande partie de leurs journées à
présider des réunions sont enclins à
les considérer avec scepticisme. Lors d'un sondage
réalisé l'année dernière par Communispond
Inc., de New York, auprès de 471 cadres américains,
71 pour cent des répondants se sont accordés
pour dire que les réunions étaient « une
perte de temps » et 63 pour cent ont précisé
qu'ils les « toléraient » tout au plus.
Étant donné ce que les gens peuvent accomplir
en joignant leurs efforts, on peut déplorer que des
hommes d'affaires, surtout s'ils occupent des postes de commande
dans l'entreprise, aient une si mauvaise opinion des réunions.
Dans un groupe bien dirigé, les énergies individuelles
agissent de concert en vue d'un but commun. C'est à
cette action coordonnée que devrait tendre toute réunion
visant à produire des idées ou une décision.
Pourquoi est-on à ce point désabusé
des réunions ? Peut-être d'abord parce qu'il
y en a trop qui sont vraiment inutiles, remarque qui soulève
une question fondamentale : qu'est-ce qu'une réunion ?
C'est le fait pour deux personnes ou plus de s'associer pour
faire ensemble ce qui ne peut pas être fait par une
personne seule. Il y aurait beaucoup moins de réunions
inutiles si les gestionnaires prenaient plus souvent la peine
de se demander s'ils ne pourraient pas obtenir les mêmes
résultats avec une note de service ou avec un ou deux
coups de téléphone.
Si une réunion est justifiée, tous les intéressés
doivent savoir à l'avance pourquoi elle est convoquée
et ce qu'on attend d'eux. Si, par exemple, une décision
a déjà été prise et que l'objet
de la réunion est de les en informer et de discuter
des moyens d'exécution, personne ne doit avoir l'impression
que la décision peut être remise en question.
Une des plaintes les plus fréquentes au sujet des
réunions d'affaires est que les participants sont mal
préparés, qu'ils se présentent sans avoir
étudié le dossier ni même anticipé
les questions possibles. On pourrait régler ce problème
au moins partiellement en donnant à chacun un avis
suffisant dans lequel on mentionnerait le motif de la réunion,
les points à examiner et la contribution attendue.
Même si l'on ne peut pas obliger tout le monde à
réfléchir d'avance au sujet proposé et
à faire les recherches appropriées, le fait
de donner un avis préalable, accompagné d'explications
pertinentes, est un bon moyen de s'assurer qu'ils apporteront
au moins la documentation nécessaire.
Toujours préparer un ordre du
jour et
désigner un président
La personne qui convoque l'assemblée devrait accorder
une attention particulière à la liste des participants
et, si elle le peut, inviter seulement les gens dont la présence
est motivée. Dans le cas d'un comité officiel,
il faut observer l'étiquette, mais lorsqu'il s'agit
d'une réunion d'affaires, il vaut mieux laisser de
côté les gens qui n'ont rien à contribuer
aux délibérations. Par contre, on ne doit omettre
personne qui s'intéresse sincèrement aux affaires
à traiter.
Il n'y a rien comme un ordre du jour pour structurer une
réunion, même s'il se résume à
quelques lignes tapées à la hâte, énumérant
les matières à considérer. C'est toujours
une bonne idée de le distribuer à l'avance si
on a le temps ; autrement, on pourra le remettre aux
participants à leur arrivée dans la salle de
réunion ou encore, faute de temps même pour cela,
demander au président d'exposer verbalement le plan
de la discussion.
Cette dernière recommandation nous amène à
préciser que, sauf pour les réunions peu nombreuses
et très brèves, il faut désigner un président
qui veillera à ce que tout se passe en bon ordre. Il
suffit alors que quelqu'un dans l'assistance propose qu'un
autre participant préside le débat.
Le président doit voir à ce que la réunion
débute à l'heure ou dès qu'il y a suffisamment
de monde. En effet, s'il y a une dizaine de personnes, un
délai de 15 minutes représente plus de deux
heures-hommes de perdues. Les retardataires devront se contenter
d'un bref résumé de ce qui s'est dit avant leur
arrivée ; cette façon de souligner leur
retard les encouragera peut-être à plus de ponctualité
la prochaine fois.
Demander des motions pour circonscrire
et
jalonner le débat
La réunion ne doit pas seulement commencer à
l'heure, mais aussi se terminer à l'heure. Même
si, en principe, elle doit durer assez longtemps pour atteindre
son but, le président peut fort bien proposer une limite
de temps : « J'aimerais que tout soit terminé
à 3 h 30, si possible ». Il peut y avoir de bonnes
raisons de prolonger la séance mais, la plupart du
temps, l'ordre du jour est épuisé dans les délais
prévus.
Le président devrait limiter le temps accordé
à chaque question afin que toutes reçoivent
l'attention qu'elles méritent. Il arrive très
souvent qu'on s'attarde sur les premiers points à l'ordre
du jour, puis qu'on bâcle ensuite ceux qui restent ;
en suivant un horaire tout de même assez souple, le
président peut s'assurer que la discussion progresse.
S'il veut ensuite empêcher qu'on saute des articles,
il insistera pour aborder chacun à tour de rôle.
Au risque de paraître plein de son importance, le
président peut invoquer l'usage des assemblées
délibérantes pour demander une motion lorsqu'il
a l'impression qu'on a fait le tour d'un sujet. Il lui suffit
alors de demander à la personne qui a la parole si
elle est prête à proposer l'adoption de ses suggestions.
Les motions ont pour effet de circonscrire et de jalonner
le débat et le grand avantage de conduire aux actes.
Ayant réglé l'allure de la discussion, le
président doit voir à ce qu'elle ne s'égare
pas. Ce n'est pas le plus facile de sa tâche étant
donné la propension de certaines personnes à
s'écarter du sujet. Le président doit alors
s'enquérir avec tact du rapport entre ce qui est en
train de se dire et la question à l'examen.
S'il y a pire que la prolixité pour troubler la bonne
marche d'une réunion, c'est la présomption de
celui qui cherche à dominer la discussion. Devant un
représentant de cette espèce, le président
peut essayer de le faire taire en s'adressant à un
autre participant : « Et vous, Jean, qu'est-ce que
vous en pensez ? » Si le fâcheux revient à
la charge, le président doit renoncer aux circonlocutions.
Il peut alors faire remarquer que le temps passe et que les
autres aussi doivent avoir l'occasion de dire ce qu'ils pensent.
Décourager les apartés
et réduire le comique
du bureau au silence
Dans le cas des réunions d'affaires, la règle
voulant que chacun ait le temps de parler relève moins
de la justice que d'un judicieux principe de gestion. Après
tout, le but de la réunion est de faire appel à
l'expérience, au jugement, aux connaissances et au
savoir-faire de tous les participants. Pour s'assurer la contribution
de chacun, le président doit faire en sorte que même
les plus timides aient la chance de sortir de leur coquille.
Tout ce qui se dit au cours d'une réunion doit s'adresser
à l'ensemble du groupe et non aux voisins immédiats.
Un bon moyen de décourager les apartés est de
s'interrompre au milieu d'une phrase, donnant ainsi aux coupables
la désagréable sensation d'être le seul
couple sur la piste. Si l'occasion de leur jouer ce tour ne
se présente pas et que leur faire les gros yeux ne
suffit pas, le dernier recours est de leur demander de parler
pour que tout le monde entende : « Oui, Robert,
vous avez quelque chose à dire ? »
L'humour est toujours bienvenu mais, dans une réunion
d'affaires, il peut facilement aller trop loin. Si le comique
du bureau mène le jeu, on s'amusera peut-être,
mais on n'accomplira pas grand-chose. Certes, à faire
grise mine aux farceurs, le président risque de passer
pour un rabat-joie, mais une attitude juste assez réticente
fera comprendre aux gens que ce n'est pas le moment de plaisanter.
Au besoin, il pourra dire : « Bon, maintenant, revenons
aux choses sérieuses ». Le pire, s'il ne veut
pas que la réunion dégénère en
une partie de rigolade, serait de sourire et de laisser faire.
Même si sa patience est mise à rude épreuve,
le président doit conserver son sang-froid pour que
la discussion se poursuive sur un ton convenable. Si le but
est d'arriver à une décision conjointe, il doit
aussi être scrupuleusement objectif, même si ses
vues personnelles sont bien arrêtées.
Lorsque le président occupe dans l'entreprise un
rang supérieur à celui des participants, ces
derniers peuvent hésiter à faire valoir des
opinions qui ne s'accordent pas avec les siennes : Pour
contourner cette difficulté, le président devrait
exposer son point de vue dès le début :
« Voici ce que j'en pense, mais je suis prêt à
changer d'avis si vous pouvez me convaincre. »
Le président doit également faire preuve d'objectivité
s'il survient des différends entre les participants.
Il doit alors trouver le moyen d'intervenir pour résumer
impartialement les positions et voir si elles ne présentent
pas des points communs. Même si l'unanimité est
toujours souhaitable, les divergences ne sauraient être
écartées systématiquement, simplement
pour conserver l'harmonie. L'objectif est de connaître
tous les points de vue, si désagréables qu'ils
soient.
Résumer ce qui vient d'être
dit pour
éviter toute confusion
Les altercations entre participants sont une autre occasion
qui permet d'invoquer le règlement. L'usage parlementaire
selon lequel les députés s'adressent la parole
par l'entremise de l'0rateur a justement pour but de filtrer
les propos par trop acerbes. Si une dispute menace de s'envenimer,
le président peut rappeler les antagonistes à
l'ordre et leur suggérer de s'adresser à lui
plutôt que l'un à l'autre. Si la chose semble
trop cérémonieuse dans les circonstances, il
peut au moins les prier de présenter leurs observations
à l'ensemble du groupe.
La plupart des discussions abondent en redites. Le président
perçoit généralement le moment précis
où l'on commence à s'enliser. Un bon moyen d'empêcher
le débat de tourner en rond est de résumer le
sens de tout ce verbiage : « Si je comprends bien,
vous voulez dire que... ».
De toute manière, c'est une bonne idée de
faire le point de temps à autre. Les résumés
activent la discussion et permettent d'éliminer les
ambiguïtés en incitant les participants à
préciser leur pensée si le président
a mal interprété leurs paroles. Une des principales
fonctions du président est de s'assurer que tous comprennent
les questions à l'étude, aussi doit-il écouter
attentivement pour saisir la portée exacte de tout
ce qui se dit.
C'est aussi la tâche du président de ranimer
la conversation lorsqu'elle commence à languir, mais
il ne doit pas trop se presser de rompre le silence ;
certaines pauses sont nécessaires pour permettre aux
gens de réévaluer leur position.
Le succès d'une réunion
d'affaires dépend de tous les membres du groupe
Tout le travail fait pendant la réunion peut rester
improductif si les décisions ne sont pas mises à
exécution. Il faut donc répartir les tâches
avant de lever la séance. Pour être certain qu'elles
seront accomplies, on fixera des délais pour chacune.
Et personne ne devrait quitter la salle de réunion
avant d'avoir bien compris ce qu'on attend de lui.
Jusqu'à présent, nous avons considéré
principalement le rôle du président, ne serait-ce
que parce qu'il peut incomber un jour ou l'autre à
la plupart des gestionnaires et des agents de maîtrise.
Mais si conscientieux et si brillant qu'il soit, le président
n'est pas seul responsable du succès de la réunion,
qui dépend également de chacun des membres du
groupe.
Nous avons déjà mentionné en passant
ce qu'on pouvait attendre des participants : qu'ils arrivent
à l'heure et bien préparés, qu'ils suivent
la discussion avec attention, qu'ils ne distraient pas les
autres, qu'ils s'en tiennent au sujet lorsqu'ils ont la parole
et qu'ils évitent la dispute. Ils ne doivent pas anticiper
sur l'ordre du jour ou accaparer plus que leur part du temps
disponible.
Il y a quelques années, le matériel de communication
électronique et l'ordinateur ont fait leur apparition
dans les réunions d'affaires, permettant de conférer
à distance, de montrer des graphiques et des tableaux
plus vivants et d'obtenir des renseignements à quelques
moments d'avis. Ces merveilles technologiques avaient pour
but d'accroître la productivité, ce qui signifie
faire plus de travail en moins de temps.
Les chefs d'entreprise en Occident s'inquiètent toujours,
pourtant, de ce que la productivité n'augmente pas
aussi rapidement qu'elle le devrait. Dans le monde des affaires,
l'offensive en vue d'accroître l'efficience ne semble
plus montrer la même vigueur que par le passé.
Depuis l'époque de la Révolution industrielle,
la productivité s'est accrue au rythme des progrès
techniques. Toutefois, étant donné les prouesses
actuelles de l'électronique, on se demande s'il est
possible d'aller tellement plus loin dans cette direction.
Vraisemblablement, les prochains gains de productivité
seront réalisés grâce à une gestion
plus efficace des activités purement humaines. La réunion
est le point de départ idéal pour toute initiative
visant à tirer un meilleur parti du temps consacré
à l'élément humain dans les affaires.
Pour que cela soit possible cependant, il faudra surmonter
certains blocages psychologiques et le plus tenace de ces
blocages est le préjugé voulant que les réunions
soient une perte de temps ou, à tout le moins, un mal
nécessaire. Naturellement, si l'on se rend à
une réunion dans cet état d'esprit, on a toutes
les chances de trouver ce qu'on attend. Par contre, si l'on
considère la réunion comme un moyen de mettre
à profit l'intelligence et l'imagination des gens,
on ouvre la voie aux gains de productivité.
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