Décembre 1946 — La Bibliothèque Commerciale
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Cet article ne dira pas à l'homme
d'affaires quels sont les meilleurs livres pour sa bibliothèque,
ni comment choisir des volumes qui font bon effet grâce à
leurs titres ronflants et leurs reliures somptueuses.
Il essaiera de montrer pourquoi chaque commerce a besoin
d'une bibliothèque de livres utiles et comment en faire le
meilleur usage. Il y a des gens qui s'imaginent qu'un livre
est bon quand il est doré sur tranche et relié en maroquin,
mais les hommes d'affaires feront bien de tenir compte du
conseil de lord Chesterfield à son fils : « examine
d'abord la substance des livres et la reliure ensuite. »
La bibliothèque du commerce - et ceci comprend tous les
livres techniques, financiers, commerciaux et tous ceux qui
peuvent servir aux affaires - est organisée dans l'idée d'en
tirer parti et il est possible d'en tirer parti de plusieurs
façons. Un membre de la direction peut trouver des renseignements
qui l'aident à prendre une décision difficile ; un employé
peut faire usage de la bibliothèque pour résoudre un problème
d'arithmétique ou d'ordre supérieur ; la bibliothèque
peut servir à gagner les bonnes grâces des clients, ou encore
à rendre la vie plus agréable au personnel.
Une bibliothèque bien dirigée devient naturellement le centre
des nouvelles et des informations relatives aux affaires dont
s'occupe la firme. Elle obtient des renseignements sur les
autres firmes dans le même commerce, et sur les événements
qui intéressent ce commerce dans le pays, le continent et
le monde entier. Mais cela n'est là que le stade préparatoire :
Une bibliothécaire compétente, à la tête d'une bibliothèque
bien organisée, n'est pas seulement en mesure de répondre
aux questions qu'on lui pose, mais elle est capable d'indiquer
à ses chefs de nouveaux moyens d'attaquer leurs problèmes.
Elle peut rendre de grands services en recueillant à l'avance
les données qui serviront plus tard à l'expansion des affaires.
C'est une profession fort spécialisée que celle de bibliothécaire.
Outre ses connaissances techniques, la bibliothécaire doit
avoir une bonne idée de tous les aspects du commerce auquel
sa bibliothèque apporte sa contribution.
La valeur de la bibliothèque commerciale ne se mesure pas
par le nombre de livres prêtés. Un seul service rendu par
votre bibliothèque peut en payer les frais pour un an ;
si elle ne fait que rendre votre personnel plus compétent,
cela suffit à justifier son existence.
Le nombre n'est pas essentiel
Un grand nombre de livres n'est pas essentiel, mais quand
l'homme d'affaires rencontre un problème difficile, il aime
avoir sous la main les livres susceptibles de lui fournir
la solution. La bibliothèque n'a pas besoin d'être considérable
pour être utile : Une bonne bibliothécaire sait où trouver
les meilleures sources de renseignements. Elle est bientôt
en mesure de répondre à toutes les questions se rapportant
à votre commerce, aux commerces du même genre que le vôtre
et à tous les sujets que vous lui soumettez.
De même qu'il n'est pas nécessaire que la bibliothèque soit
grande pour être utile, il n'est pas nécessaire qu'un commerce
soit gros pour avoir une bibliothèque. En réalité, aucun commerce
n'est trop petit pour avoir une bibliothèque. Si les petites
industries ne sont pas en mesure d'engager des statisticiens
pour tenir compte des événements industriels et financiers,
pourquoi ne feraient-elles pas usage des excellentes statistiques
qu'elles peuvent se procurer gratuitement ou à peu de frais
sous forme de brochures et dans les périodiques ? Si
l'homme d'affaires ne se sent pas capable de payer un bon
service de recherche, une bibliothèque lui sera utile, parce
qu'on rencontre souvent un problème entièrement nouveau. Votre
bibliothèque vous offre dans ses volumes le compte rendu de
ce qui s'est fait jusqu'ici et vous permet d'éviter les erreurs
commises par les uns et de profiter des méthodes qui ont réussi
aux autres.
Comment s'y prendre
Commencer une bibliothèque est plus facile qu'on ne se l'imagine.
Faites le tour de vos bureaux et remarquez les livres sur
la table ou les étagères des employés. Quelques livres sont
utilisés chaque jour et il est bon de ne pas y toucher ;
d'autres ne sont ouverts que rarement par l'employé qui en
a la garde et devraient être mis à la disposition de tous.
Après avoir ainsi recueilli tous les livres, les brochures
et les périodiques, vous désirerez y ajouter les volumes essentiels
de référence (voir plus loin une liste qui convient à tous
les genres de commerce), des études (fournies gratuitement
ou à peu de frais par le gouvernement ou les associations
commerciales) et les périodiques qui se rapportent particulièrement
à votre genre de commerce. Il ne s'agit pas de faire une collection
complète, mais d'organiser un service capable de fournir rapidement
à toute votre organisation des renseignements pratiques et
courants.
Ne soyez pas effrayé par le nombre de livres qui s'offrent
à vous. Le bon sens et les conseils de votre bibliothécaire
vous aideront à choisir ceux qui sont réellement utiles. Il
se peut que vous désiriez une collection complète de ceux
qui traitent de votre genre de commerce. Vous trouverez sans
doute nécessaire d'y ajouter un traité d'économie politique,
un volume sur les méthodes commerciales, un sur les états
financiers, et des livres de référence, par exemple des annuaires
et des rapports financiers. Il est bon de décider d'abord
ce qu'on veut et de choisir ensuite : ne vous laissez
pas tenter par tous les livres que vous voyez.
La plupart des bibliothèques spéciales s'efforcent de comprendre
quelques volumes sur l'historique du commerce de la firme,
et d'autres sont chargées de tenir cet historique à jour.
Les historiques sont toujours intéressants et souvent utiles,
mais la plupart des hommes d'affaires trouveront plus profitable
de lire les publications courantes. Ils feront usage chaque
jour des livres qui renferment des renseignements fondamentaux,
et des périodiques et brochures qui tiennent au courant des
faits. Ils tiendront à leur portée dans les classeurs les
découpures de journaux, les proclamations du gouvernement,
les avis de changements commerciaux, et les nouvelles concernant
les plans de leurs concurrents. Il est même utile de transcrire
et de classer les données recueillies au cours des conversations.
Il existe des catalogues de livres sur tous les sujets imaginables,
et une bonne bibliothécaire vous choisira ceux qui s'appliquent
à votre commerce. Si vous lui donnez le choix, elle recommandera
probablement quelques livres sur les procédés fondamentaux
communs à tous les genres d'entreprises, pour servir de base
et de point de départ à votre commerce. Ce n'est pas une mauvaise
idée, car cela élargit les vues et permet d'apercevoir les
moyens d'étendre les affaires et de mieux servir les clients.
Un jour que vous serez d'humeur à bouquiner, vous trouverez
des choses surprenantes dans ces livres, des choses qui seront
utiles à votre service de production, à votre service des
ventes et à votre conversation.
La bibliothécaire choisit les ouvrages courants d'après
les instructions qu'elle reçoit du bureau de direction et
dans les limites du budget qu'on lui ouvre. Il est essentiel
qu'elle étudie ses gens. Il faut qu'elle connaisse leur travail,
leurs intérêts et leur caractère. Quand quelqu'un lui téléphone
pour lui demander « ce rapport d'Ottawa », il est
évident qu'il faut qu'elle sache le travail dont il s'occupe
et le rapport dont il s'agit.
Ce qu'il faut à une bibliothèque
La bibliothèque a besoin d'espace, d'une salle où les livres
peuvent être tenus raisonnablement propres, des étagères et
des classeurs de manière à pouvoir trouver facilement les
choses dont on a besoin, et un personnel suffisant. L'expérience
a démontré qu'une bibliothèque ne fonctionne bien que lorsqu'elle
est sous la direction d'un fonctionnaire supérieur et que
la bibliothécaire a rang de chef de service. Dans certaines
firmes, la bibliothèque relève du directeur général ou du
secrétaire qui s'intéressent aux services qu'elle rend et
qu'elle est capable de rendre. Quand la bibliothèque ne relève
pas de plusieurs départements, il est plus facile de centraliser
tous les achats de livres et d'imprimés et d'effectuer ainsi
des économies. Les affaires ne demandent pas tellement un
personnel au courant d'un tas de détails méticuleux qu'un
personnel capable de sentir le besoin imminent de certains
renseignements et de les avoir sous la main quand on les demande.
La bibliothécaire devrait être informée régulièrement de ce
qui est susceptible d'intéresser la maison, et elle se tiendra
naturellement au courant des opinions et des plans qui paraissent
dans les journaux et magazines.
Sans chercher à discuter si une librairie « spéciale »
est une librairie de « recherche », on peut dire
qu'il ne se passe pas de jour sans qu'on demande à la bibliothécaire
des données, vieilles ou neuves, qui permettent à la direction
de prendre de sages décisions.
Peu de gens se rendent compte de tout ce qu'une bibliothécaire
a à faire. Il faut qu'elle connaisse à fond sa collection.
Il faut qu'elle sache où trouver les documents, souvent étranges,
qu'on lui demande, et comment les obtenir des éditeurs, ministères
du gouvernement, associations commerciales, autres bibliothèques.
journaux et particuliers. Son esprit alerte, l'intérêt qu'elle
porte au commerce et son instinct de collaboration dans son
travail assurent son succès dans les recherches. Sa patience,
son initiative, son imagination et son esprit méthodique lui
permettent de répondre parfaitement et rapidement aux questions
qu'on lui pose, ou de soumettre des renseignements de sa propre
initiative.
Périodiques
Nous avons mentionné plus haut l'importance croissante des
brochures et des périodiques. Examinons un peu cette partie
de la bibliothèque, en commençant par les périodiques. Chaque
lecteur sait qu'il existe dans son domaine des publications
qui lui seraient utiles s'il pouvait facilement se les procurer.
Dans les industries, comme celle des produits chimiques par
exemple, ce sont les périodiques et les rapports qui vous
tiennent au courant de ce qui se fait au jour le jour. Les
rapports et les journaux financiers publient les événements
courants, les changements commerciaux, et tous les divers
renseignements sur les valeurs, les émissions, le rendement
et les perspectives.
La plupart des bibliothèques ne font pas circuler les journaux
de commerce en entier, mais elles découpent les articles et
les envoient aux intéressés et classent ensuite les plus importants
à leur retour à la bibliothèque. Qui de plus heureux que l'homme
d'affaires dont la bibliothécaire suit attentivement les périodiques
et attire immédiatement son attention sur les plus récentes
analyses et informations qui l'intéressent. Même avec un faible
budget, une bonne bibliothécaire peut rendre de grands services
grâce à son jugement et son initiative.
Brochures
Aucune bibliothèque au Canada ne peut se passer des documents
publiés par le Bureau fédéral de la statistique dont nous
mentionnons les publications dans la liste à la fin de cet
article. Des brochures de ce genre sont économiques parce
qu'elles fournissent à peu de frais les dernières nouvelles
et opinions sur des sujets spécifiques. Leur forme permet
à la bibliothécaire de les conserver avec les livres sur le
même sujet ou dans leur voisinage, ce qui facilite les recherches.
Chaque brochure ou rapport imprimé qui arrive directement
à un membre de la direction devrait être envoyé à la bibliothèque
sous une des deux rubriques suivantes : (1) avec les
mots « à classer » pour indiquer qu'on désire le
consulter de nouveau plus tard ; (2) ou l'envoyer simplement
à la bibliothécaire qui en disposera à son gré.
Les brochures sont publiées non seulement par le gouvernement
fédéral et les gouvernements provinciaux, mais aussi par des
sociétés et des firmes. Le présent bulletin mensuel est une
brochure qui relate, au cours de l'année, un grand nombre
de faits intéressants sur différents aspects de la vie intellectuelle
et économique du Canada. Les sociétés publient des brochures
régulièrement ou de temps en temps pour faire connaître leurs
travaux, par exemple, la lutte contre les maladies, ou simplement
pour présenter leur rapport annuel. Les brochures gratuites,
choisies avec soin et intelligemment classées, fournissent
un excellent fond de renseignements.
Catalogue
Une bibliothèque ne servirait pas à grand'chose si on ne
pouvait trouver facilement et rapidement ce que l'on cherche
et par conséquent il s'agit en premier lieu de classer et
de cataloguer tous les livres. Un bon catalogue est une chose
très importante et une bonne classification des sujets est
aussi utile qu'une bonne installation dans une usine. Cela
exige une bibliothécaire qui a l'esprit alerte dans un corps
agile et qui est en même temps une bonne ménagère.
Il ne faudrait pas croire que le catalogue sert principalement
aux visiteurs fortuits ou aux membres du personnel qui cherchent
des renseignements. C'est un instrument à l'usage des experts.
Il permet de trouver rapidement et facilement ce qu'on cherche,
mais il faut savoir s'en servir. Il peut être complet ou rudimentaire,
selon les besoins de la firme, le nombre des livres et des
sujets, et le temps que le personnel de la bibliothèque peut
consacrer à sa préparation. C'est une fausse économie de le
faire trop court, parce que le temps qu'économise aujourd'hui
une sténographe peut coûter cher à un membre de la direction
le mois prochain.
Passons maintenant de l'organisation et du mécanisme de
la bibliothèque aux différentes manières qu'elle peut vous
être utile. Robert Benchley, après avoir donné la recette
d'une salade compliquée, ajouta après la liste des ingrédients
et des quantités : « Jetez-la ensuite par la fenêtre. »
Ce conseil pourrait fort bien s'appliquer à ce que nous avons
dit au sujet d'une bibliothèque commerciale si nous n'ajoutions
pas à la recette la manière de la servir d'une manière appétissante.
Romans
Environ la moitié de la circulation des livres de la Banque
Royale du Canada consiste en romans. Cela est significatif
à une époque où les employeurs cherchent les moyens d'attirer
les employés à leur service. Toutes les firmes encouragent
les sports, le théâtre, les débats, les clubs et autres amusements.
Les employés aiment également la lecture. Que ce soit un chef
de service qui vienne demander un roman policier après une
longue journée de travail, ou une sténographe qui préfère
un roman d'amour, le prêt gratuit d'un livre leur procure
une soirée ou deux de délassement. Cela rendra également les
employés plus contents de leur sort, à la grande satisfaction
du chef du personnel.
Cours d'instruction
Dans un domaine plus sérieux, la bibliothécaire peut également
préparer un cours d'instruction avec la collaboration du chef
du personnel ou d'un directeur, sous forme de livres sur le
commerce, l'économie politique, la sociologie ou la philosophie,
ou tout autre sujet ; ou encore offrir le choix de plusieurs.
Cette méthode est applicable aussi bien au siège social qu'aux
succursales.
Recherche
Il y a lieu de supposer que beaucoup de bibliothèques ne
sont pas utilisées aussi entièrement qu'elles pourraient l'être.
Socrates avait raison de dire : « La possession
d'un livre ne donne pas le savoir. » La plupart des bibliothèques
s'apercevront qu'il faut rappeler aux membres du personnel
que la bibliothèque est à leur service et souvent leur envoyer
sans qu'ils le demandent les livres qui les intéressent. La
bibliothécaire est pour ainsi dire l'oeil de la maison ;
elle parcourt les matériaux qu'elle reçoit pour y trouver
les articles et les renseignements qui peuvent être utiles
à l'un ou à l'autre. Elle ne se contente pas d'envoyer les
périodiques par la « voie ordinaire » à une liste
régulière de lecteurs sans s'assurer s'ils ne contiennent
pas quelque chose offrant un intérêt particulier pour l'un
d'eux. Elle se hâte d'envoyer sans délai les bulletins importants
aux membres de la direction - même s'il lui faut, pour le
moment, abandonner son travail méthodique de réception, lecture,
classement et mise en place.
Service de lecture
Le plus triste sort qui menace une bibliothèque commerciale
est de devenir simplement une collection de livres. Si elle
ne remplit pas une fonction de recherche, elle ne fait pas
ce que la direction en attend. Il est bon d'établir une annexe,
dans les grands établissements, pour lire, et envoyer rapidement
aux intéressés tout ce qui est important. Le personnel de
l'annexe doit être exactement renseigné sur ce qui intéresse
les différents services et être tenu au courant de tous les
changements. Tous les périodiques, brochures et autres publications
passent journellement par cette annexe qui les envoie à chaque
intéressé avec une fiche indiquant le nom de chaque destinataire
et la page de l'article. Grâce à ce système, aucun périodique
n'est classé sans avoir été signalé au membre de la direction
ou chef de service susceptible d'être intéressé : s'il
n'a pas le temps de le lire immédiatement, sa secrétaire peut
en prendre note et en résumer le contenu en quelques mots.
Après avoir fait le tour de tous ceux dont le nom figure sur
la fiche, la publication circule parmi tout le reste du personnel.
Le rôle du lecteur
Après avoir énuméré les services qu'une bibliothèque peut
rendre à une firme et ce que le directeur ou le chef de service
peut en attendre, il convient d'ajouter que celui-ci a également
un rôle à jouer. La faute la plus commune de ceux qui se servent
d'une bibliothèque est de demander ce qu'ils désirent d'une
manière trop générale et la bibliothécaire est obligée de
deviner. Par exemple, si vous lui demandez quelque chose sur
« les crédits », est-ce que vous voulez dire crédit
aux clients, crédit de banque, crédit à moyen ou long terme,
crédit international, ou quoi ? Votre bibliothécaire
vous servira mieux et plus rapidement si vous lui indiquez
exactement ce que vous désirez quand ce n'est pas absolument
confidentiel.
Si la bibliothèque fait incessamment son examen de conscience,
comme il convient, pour s'assurer qu'elle remplit exactement
ses fonctions, il est juste que le directeur de la firme se
demande également s'il en retire le plus grand profit possible.
Il se peut qu'il attende du ciel la solution à des problèmes
qu'il résoudrait rapidement s'il donnait à sa bibliothécaire
la chance de faire des recherches. Même si elle n'a pas les
renseignements dans ses étagères, neuf fois sur dix elle sait
où se les procurer et la dixième fois elle finira par les
trouver si elle se met à chercher.
Le rôle d'une bibliothèque spéciale n'est limité que par
deux facteurs : la capacité de la bibliothécaire à comprendre
les besoins de la firme, à se procurer des matériaux avec
initiative et discrétion, à faire son travail avec énergie
et enthousiasme, et mener ses recherches à bonne fin ;
et de la part du directeur et des chefs de service, la conception
que la bibliothèque est une source vivante d'information,
qu'il convient de lui fournir l'occasion de démontrer qu'elle
peut les aider à résoudre leurs problèmes personnels et commerciaux,
et qu'il est juste de lui donner tout l'appui qu'elle mérite.
Publié par RBC Groupe Financier. Tous les numéros
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