Vol. 38, N° 7 — Juillet 1957 —
De la clarté dans
les lettres
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Celui qui écrit une lettre exprime
une pensée qu'il a dans l'esprit pour tacher de la faire pénétrer
dans l'esprit de son lecteur.
La clarté dans la rédaction de la correspondance consiste
à écrire ce que l'on veut dire dans l'esprit même où l'on
désire que la chose soit entendue et de manière que le destinataire
saisisse en même temps et sans effort les mots et le sens
de la lettre.
Nous n'entendons pas traiter ici de la disposition matérielle
de la lettre. Il ne manque certes pas de champions de la virgule,
de fervents de la machine à écrire et de pontifes de la grammaire,
qui ne s'intéressent qu'à la technique. C'est le message qui
importe. Sans doute avons-nous besoin des auxiliaires que
sont la ponctuation, la dactylographie et la grammaire, mais
leur utilité est précisément de nous aider à écrire de façon
que l'on comprenne bien le sens de nos pensées.
Il y a un avantage personnel à s'exprimer avec clarté. Pour
écrire clairement il faut d'abord penser clairement et comprendre
parfaitement ce que l'on veut dire. Comme nous le dit Boileau,
dans son Art poétique : « Selon que notre
idée est plus ou moins obscure, l'expression la suit, ou moins
nette, ou plus pure. Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,
et les mots pour le dire arrivent aisément. »
Ce qui est intéressant dans l'expression des idées, c'est
que l'on peut toujours s'améliorer, aiguiser son intelligence
pour faire mieux encore. Tout le monde connaît ces autres
vers mémorables du même auteur : « Vingt fois sur
le métier remettez votre ouvrage ; polissez-le sans cesse
et le repolissez, ajoutez quelquefois, et souvent effacez. »
Pensez au lecteur
En écrivant une lettre, certains se laissent complètement
absorber par les choses qu'ils écrivent, par les quantités
et les qualités, par les dollars et les livraisons. Pour être
intelligibles et convaincre leurs lecteurs, il leur faudrait
enrichir et élargir leurs idées de façon à faire entrer aussi
les personnes en ligne de compte.
Il y a des gens qui prétendent que les affaires sont quelque
chose d'objectif, de mathématique, qui se rapporte aux marchandises
et aux services plutôt qu'aux personnes. Cette opinion est
absurde, car tout homme d'affaires sait très bien que chaque
vente, chaque achat, chaque contrat, chaque opération financière
dépend d'un « oui » ou d'un « non » de
la part d'un être humain.
En plus de persuader le lecteur, il faut tendre dans nos
lettres à nous en faire un ami ou à resserrer les liens d'amitié
qui nous unissent déjà à lui. Il doit y avoir en elles un
cachet qui nous grandit dans l'estime de celui qui nous lit.
Comment y parvenir ? En voyant les choses avec les
yeux de notre lecteur. À quel genre de personne écrivons-nous ?
Que tient-elle à savoir de nous ?
Imaginez que vous parlez au lecteur au lieu de lui écrire.
Vous serez ainsi amenés presque automatiquement à répondre
aux questions qu'il vous poserait s'il était assis en face
de vous.
Cela vous obligera à écrire dans le langage même du lecteur.
Évitez d'employer des mots qu'il ne connaît peut-être pas.
Si vous devez le faire, expliquez-les sans avoir l'air de
vous abaisser à sa portée.
Ne vous en tenez pas uniquement aux faits de la question.
Demandez-vous ce que vous pouvez y ajouter. Il y a souvent
des éléments d'information que le lecteur aimerait avoir,
mais qu'il a oublié de mentionner. En les lui donnant sans
qu'il les demande, vous contribuerez à accroître le prestige
de votre entreprise et à affirmer votre valeur.
Les devoirs de ceux qui écrivent
Ceux qui rédigent des lettres ont le devoir d'écrire d'une
façon intelligible. On n'écrit pas pour en imposer à son correspondant,
mais pour exprimer des idées.
Il est injuste, malhonnête et impoli de ne pas savoir ce
qu'on veut dire et de prétendre, en haussant les épaules,
que l'on écrit ce que l'on écrit et que c'est au lecteur de
se débrouiller.
Si quelqu'un ne comprend pas nos idées, nous sommes portés
à en imputer la faute à son incapacité de les saisir. Mais
en nous soustrayant ainsi à notre devoir, nous faisons comme
Sancho Pança. « Si l'on ne m'entend pas, disait l'écuyer
de Don Quichotte, il n'est pas étonnant que mes phrases passent
pour des sottises. Mais n'importe, moi je m'entends. »
Naturellement, le lecteur d'une lettre a lui aussi une certaine
responsabilité. On ne saurait exiger que l'auteur écrire en
un style magique capable de forcer un lecteur distrait, étourdi
ou incompétent à comprendre ce qu'il dit, comme on pousse
des médicaments dans la gorge d'un enfant qui refuse de les
prendre.
Analyser et assembler
Tout espoir de clarté est perdu si l'on commence à écrire
sur un sujet que l'on ne comprend pas, ou encore si l'on écrit
plus vite qu'on ne pense. Mettons de l'ordre dans nos idées,
et nous pourrons légitimement aspirer à nous exprimer avec
simplicité.
La clarté des idées est nécessaire pour agir avec sagesse
dans tous les domaines de l'activité humaine, mais il n'en
est pas un où elle est plus essentielle que dans la rédaction
des lettres. Mieux nous aurons prédigéré nos données avant
de nous mettre à écrire, plus notre esprit sera libre pour
aborder la composition de la lettre.
Il faut d'abord avoir les renseignements voulus. Ils constituent
la base de tout raisonnement. Ces renseignements doivent être
exacts. Si nous bâtissons nos pensées sur des notions imprécises,
nous ne pourrons pas éviter l'imprécision dans l'édifice que
nous érigerons sur ces fondations.
L'un des grands secrets de la bonne correspondance consiste
à aller au coeur de la question, à voir les points essentiels,
à éliminer le superflu et à exprimer clairement le fruit de
notre réflexion.
Qui dira tout le plaisir que peut procurer la mise en pratique
d'une méthode de ce genre à celui qui écrit des lettres !
Pour l'homme à l'esprit éveillé, il y a plus de satisfaction
à peiner pour trouver une réponse à une question qu'à y répondre
lorsque la chose ne présente aucune difficulté. Celui qui
ne sait plus éprouver ce plaisir commence déjà à s'ankyloser.
Après avoir recueilli les faits, décidé de leur rang de
priorité et choisi le ton général de la lettre, il s'agit
d'ordonner ses matériaux.
L'auteur qui essaie de jeter dans l'esprit de son lecteur
une masse d'idées, de faits ou d'opinions informes commet
une lourde erreur. La clarté commence en soi-même. Les pensées
que nous voulons communiquer, il faut les explorer d'un bout
à l'autre et les ranger par ordre d'importance. Nous devons
en classer et en dominer les éléments en nous-mêmes avant
de pouvoir écrire avec quelque certitude de frapper l'intelligence
d'autrui.
Tout cela est beaucoup moins difficile qu'on ne le croit
à première vue. Il suffit de se plier pendant quelque temps
à cette discipline pour arriver à analyser et à ordonner nos
idées sans effort, et à les exprimer avec rapidité et vigueur.
Le procédé cessera bientôt d'être conscient pour devenir une
seconde nature.
La propriété des mots
Un bon vocabulaire, recueilli chez les meilleurs auteurs,
est, une chose précieuse. Les mots n'ont pas seulement un
sens, ils ont aussi une âme, comme le dit quelque part Guy
de Maupassant. Ils peuvent rire et chanter, gémir et pleurer,
si nous prenons la peine d'employer les termes qui rendent
l'esprit en même temps que le sens de ce que nous voulons
dire.
Les mots sont aussi des sons, et les mots écrits sont la
partition musicale de sons riches de sens. Il y a dans la
nature des arbres qui bruissent, des eaux qui bouillonnent,
des oiseaux qui gazouillent et des bêtes qui grognent. Les
humains rient, murmurent, sifflent, gémissent et crient. De
tous ces sons, après des siècles d'expérience, l'art est parvenu
à tirer une Septième symphonie de Beethoven et un Hamlet
de Shakespeare.
Nous disposons dés mêmes symboles pour influencer les gens.
Il s'agit tout simplement de les choisir avec discernement
et de les employer avec imagination.
La personne à qui vous écrivez réagira à certains mots tandis
qu'elle restera indifférente à certains autres. Comment pouvez-vous
vous attendre à inciter un lecteur à faire ce que vous désirez
si vous alignez des mots ternes et usés dans des phrases banales.
On prête la boutade suivante à Mark Twain : « Il
y a entre le mot propre et le mot à peu près propre la même
différence qu'entre l'éclat du feu et celui de la mouche à
feu. »
L'agencement des mots
L'auteur des Voyages de Gulliver, Jonathan Swift,
a dit avec raison que le style consiste en « mots propres
mis en leurs places ».
Pour vaincre la brutalité des impressions et la banalité
des faits qui forment la trame de la vie et du labeur quotidiens,
il ne faut rien de moins que la virtuosité et l'imagination
des gens qui aspirent à l'art authentique de combiner les
mots avec élégance. Loin de nous, cependant, l'idée d'encourager
le style flamboyant. Si l'esprit de Bossuet, de Flaubert ou
de Balzac venait un jour nous souffler un texte pour nos clients,
il faudrait certes le laisser faire. Mais quand nous volons
de nos propres ailes, contentons-nous de phrases courtes,
de mots simples et d'image claires, pourvu qu'ils expriment
ce que nous voulons dire dans l'esprit où nous désirons qu'on
l'entende.
À propos des mots simples et des images claires, il suffit
de parcourir les pièces de Racine pour se convaincre que tous
les mots qui les composent sont des mots faciles, ordinaires,
absolument propres, non recherchés, qu'on ne peut remplacer.
Des centaines de ses vers sont passés dans la langue usuelle.
En voici quelques exemples : Tel qui rit vendredi, dimanche
pleurera ; Point d'argent, point de suisse ; Passons
au déluge ; Pour qui sont ces serpents qui sifflent sur
vos têtes ? Nourri dans le sérail, j'en connais les détours ;
Celui qui met un frein à la fureur des flots, sait aussi des
méchants arrêter les complots ; Un songe, me devrais-je
inquiéter d'un songe ; Pour réparer des ans l'irréparable
outrage ; C'était pendant l'horreur d'une profonde nuit...
Quelques libertés que revendiquent les peintres pour étaler
devant le public leurs idées cubistes, il est évident que
l'on ne peut prendre de pareilles licences dans la correspondance :
l'auteur d'une lettre a le devoir d'être clair. Il y manquera
si sa lettre est remplie d'affectation et de suffisance, s'il
cherche à dissimuler son manque de documentation par des mouchetures
de nouveauté, s'il renonce à la simplicité comme critère de
beauté.
Ce n'est pas à dire que le style flamboyant soit toujours
condamnable. Il n'est pas toujours à proscrire, mais il est
toujours dangereux. Les grandes phrases ne s'imposent et ne
sont de mise qu'en de rares circonstances. Si tout le monde
éprouve à certains moments le besoin de s'épancher dans une
prose relevée ou même dans la poésie, c'est dans son jardin
à soi et non dans le champs des affaires qu'il convient de
semer cette folie avoine littéraire.
La simplicité
Il n'est pas facile d'écrire avec simplicité ; en fait
il est plus difficile d'être simple que d'être compliqué.
Mais c'est un exercice aussi utile qu'agréable pour l'esprit.
Voici ce qu'on lit dans le Manuel de style et de rédaction
de la maison d'édition Maclean-Hunter, de Toronto : « On
a dit que l'article idéal est celui qui est écrit avec des
mots d'enfants et des idées d'hommes. » Ce principe vaut
également pour la correspondance.
Ceci n'est pas une apologie du style enfantin ou terre à
terre. Bien au contraire. Les hommes d'affaires, qui écrivent
et lisent des lettres, ont dépassé le stade de l'école primaire.
Celui qui s'obstinerait à être clair à tout prix s'interdirait
et interdirait à ses lecteurs une fouie de bonnes choses,
car il y a beaucoup de bonnes choses que l'on ne peut exprimer
dans le langage de l'abécédaire sans les fausser.
Pour traiter convenablement une question importante, pour
faire accepter une idée ou un produit, il faut s'élever au
dessus : de la sèche énumération des faits élémentaires.
Il y a naturellement des choses que le lecteur ne doit pas
s'attendre à saisir entièrement du premier coup d'oeil. Sans
doute est-il facile à un esprit vif et exercé de comprendre
un compte rendu des faits, mais lorsqu'il s'agit d'opinions
et d'appréciations, il est souhaitable que le lecteur le mieux
averti fasse attention, réfléchisse et se serve de son jugement.
Mais celui qui écrit une lettre d'affaires doit faire tout
son possible pour faciliter la tâche au lecteur. Il n'oubliera
pas qu'il joue le rôle d'interprète entre son entreprise et
son correspondant.
Ne rôdez pas continuellement à la lisière de ce que vous
voulez dire. Rien n'est plus funeste dans une lettre d'affaires
que l'hésitation et le tâtonnement, que les généralités de
tout repos et les profondes digressions.
Soyez concis. Servez-vous de phrases courtes, simples et
directes pour exposer vos idées et enchaînez-les dans un ordre
rigoureux. Si vous êtes portés à employer trop souvent les
« et », les « mais », les « cependant »
et les « donc » au milieu de vos phrases, essayez
de les remplacer par un point. Votre texte y gagnera en clarté.
C'est un excellent moyen de dissiper le brouillard et d'éviter
à votre lecteur d'avoir à revenir sur ses pas pour trouver
la voie.
Énoncez les faits avec exactitude et d'une façon aussi complète
qu'il le faut. Il est plus important d'être sûr d'avoir donné
les renseignements requis que de réussir à vider son panier
de courrier avant midi.
Soyez précis. Vous avez sûrement un message bien déterminé
à transmettre, sinon vous n'écririez pas de lettre.
Définissez les problèmes, les solutions et les termes dans
votre esprit avant de les coucher par écrit. Bien des grandes
discussions cesseraient en un clin d'oeil si l'un des contestants
voulait seulement expliquer en quelques mots clairs ce qui
d'après lui fait l'objet du débat. II ne s'agit pas évidemment
de tout définir, mais de préciser les mots et les idées que
votre correspondant ne comprend peut-être pas aussi bien que
vous.
Soyez expressifs. Il faut que les mots aient une signification,
non seulement en eux-mêmes - celle du dictionnaire - mais
aussi dans le contexte où ils sont employés. Il doivent dire
quelque chose, et non pas simplement être le symbole d'un
son. On rapporte que certaines peuplades de la Nouvelle-Guinée
annoncent les événements importants en frappant sur des tambours,
dont les signaux sonores sont transmis de colline en colline.
Tout ce que disent ces signaux à ceux qui les entendent, c'est
qu'il s'est produit quelque chose d'insolite dans la vie des
indigènes. Veillons à ce que ce ne soit pas là l'unique effet
de nos lettres. C'est le défaut dans lequel nous tomberons
si notre message est dépourvu de toute substance intelligible,
s'il ne renferme que des abstractions sans aucune signification
concrète, s'il est « un airain sonnant et une cymbale
retentissante ».
Quelques pièges à éviter
Soyez sur vos gardes. Il y a dans l'expression des idées
des domaines qui exigent une attention spéciale. L'espace
nous manque pour les énumérer tous, mais nous en mentionnerons
quelques-uns pour donner une idée des écueils qu'il faut éviter
en écrivant.
Les pronoms vagues et sans antécédents sont dangereux. Une
enquête a révélé qu'une imprécision de ce genre avait été
la cause d'un accident d'aviation. Le pilote s'étant contenté
de dire « relève-les » à son co-pilote, celui-ci
ferma les volets hypersustentateurs au lieu de rentrer les
roues du train d'atterrissage. Ce « les » imprécis
avait pris un sens tout à fait différent dans l'esprit de
ces deux hommes.
Évitez l'exagération. C'est essentiellement une forme d'ignorance
destinée à suppléer à l'indigence du vocabulaire. Il faut
bien mettre dans la tête de chaque reporter, disait le propriétaire
d'un grand journal, qu'il n'améliore en rien son travail par
l'exagération.
Réservez les adjectifs pour préciser le sens de vos pensées,
et méfiez-vous de ceux qui n'ont pour objet que de rendre
votre style plus emphatique. Les adjectifs et les adverbes
n'ont vraiment leur raison d'être que s'ils ajoutent quelque
chose au sens de la phrase.
Surveillez les mots à deux ou plusieurs significations,
Après quinze années de recherches, un professeur de l'Université
de Columbia a découvert que le mot anglais « run »
avait 832 acceptions différentes. Écrivez toujours de telle
façon que le lecteur entende les mots que vous employez dans
le même sens que vous.
Évitez le jargon professionnel. Chaque groupe de spécialistes
a des manières d'exprimer ses idées qui le distinguent des
autres spécialistes et du grand public. Pourtant, même les
plus grands savants ne se servent pas de mots de cinq syllabes
pour commander un dîner ou faire une demande en mariage.
Beaucoup de grands hommes ont écrit simplement. Peu de gens,
à notre époque, ont des choses plus importantes à dire que
Pasteur ou Claude Bernard, par exemple. S'il en est qui font
exception à la règle, nous leur pardonnerons volontiers d'employer
des mots plus longs qu'eux.
La part de création
Tout ce que peuvent faire les manuels sur l'art d'écrire,
c'est de proposer des exemples ou des modèles sur lesquels
ont peut se guider. Les formules de lettres ne sont pas comme
des moules, où l'on coulerait ses idées afin qu'elles en épousent
la forme. Ce sont plutôt des squelettes sur lesquels nous
façonnons la chair des idées pour y insuffler ensuite le souffle
de la vie.
La rédaction d'une lettre n'est pas une affaire de routine.
Toute lettre comporte un certain but créateur. Elle vise à
nouer ou à resserrer des liens d'amitié, à solliciter une
commande, à obtenir des marchandises ou quelque autre chose
qui ajoutera à notre bien-être ou à celui de notre entreprise.
L'homme qui a le souci de bien écrire ses lettres évitera
la monotonie. Elle est contraire aux lois de la nature et
aux voeux de l'esprit humain. Une lettre d'affaires doit avoir
de la personnalité. Il faut mettre de la variété dans le ton
et dans la forme tout autant que dans le contenu.
D'où la nécessité d'user de son imagination. On a tort de
copier des formules de lettres dans un livre. Soyez vous-mêmes
et non pas autrui. Apprenez les principes de la clarté et
naviguez ensuite par vos propres moyens. Un cheval ne gagne
pas une course en suivant un autre cheval.
Récapitulation
Un article comme celui-ci, dont le seul mérite consiste
à réunir certains faits connus en quelques alinéas, n'est
rien de plus qu'une introduction à l'important sujet de la
clarté dans les lettres.
Celui qui tient à améliorer sa correspondance voudra en
savoir davantage et lire des études plus profondes. Il existe
de très bons manuels sur l'art d'écrire des lettres, mais
le mieux est encore de lire beaucoup de modèles. Il n'y a
rien comme la lecture des lettres pour apprendre à en écrire.
Les « grands épistoliers » sont légion dans la littérature
française. Rappelons, parmi tant d'autres noms célèbres, ceux
de Jean Racine, de Mme de Sévigné, de Joseph de Maistre, de
Louis Veuillot, de Mme de Maintenon.
Les principes établis par ces écrivains sont tout aussi
essentiels aujourd'hui qu'ils l'étaient en ces temps-là. La
complexité de la vie est la rançon du progrès des sciences
et de la technologie. L'évolution matérielle est par sa nature
même un passage du plus simple au plus complexe. Mais dans
nos relations sociales, nous devons déployer tous nos efforts
pour passer de la complexité à la simplicité. Cela n'est pas
moins nécessaire dans les affaires que dans les questions
internationales.
L'homme qui ne cherche pas à écrire assez clairement pour
se faire comprendre des lecteurs auxquels il s'adresse est
un paresseux ou un maniéré. S'il ne connaît pas le sujet sur
lequel il écrit, c'est un simulateur. S'il ignore son sujet
et s'il est incapable d'exprimer ses idées, c'est un incompétent.
L'esprit supérieur écrit comme s'il écoutait lui-même avec
intérêt ce qu'il essaie de dire et comme s'il lui importait
au plus haut point que ses lecteurs comprennent ce qu'il a
dans l'idée.
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