Février 1952 — La rédaction d'un rapport
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Il peut arriver à la plupart
de nous d'avoir à composer un rapport ; peut-être
un rapport financier ou commercial ou le compte rendu d'une
assemblée ; ou même notre rapport en qualité
de secrétaire d'un organisme ou une analyse de la situation
dans une usine.
La perspective n'a rien d'effrayant, même si la tâche
est parfois difficile. Comme dans beaucoup d'autres cas, on
peut vaincre les difficultés en les attaquant séparément.
Ce Bulletin se propose de montrer, pas à pas, la manière
d'écrire un rapport. Tous les conseils ne s'appliqueront
pas à chaque rapport, mais les principes demeurent
les mêmes.
Il faut d'abord s'appliquer à ce que le rapport soit
pratique. Au lieu de rabâcher de vieilles rengaines
ou de s'en tenir au morne compte rendu d'une convention ou
d'une assemblée, il est beaucoup plus intéressant
d'avancer des idées solides et originales.
La préparation d'un bon rapport exige de l'assurance,
de la ressource, de la patience, et beaucoup de travail. Le
Dr Ewen Cameron dit dans son livre What is Life ?
que Mme Curie possédait l'intellect d'un savant
de premier ordre en même temps que l'adresse d'un très
habile ouvrier et la patience d'une excellente femme de ménage.
C'est en cela que consiste la recette pour captiver l'intérêt
des auditeurs et des lecteurs ; c'est la seule façon
de faire de grandes découvertes.
On peut diviser les rapports commerciaux en deux grandes
catégories selon qu'il s'agit de simples renseignements
ou de recherches.
Dans le premier cas, le rapport a pour but de tenir la direction
au courant des événements, des résultats
et des projets ; dans le second, de donner le compte
rendu de vos enquêtes. Le sujet peut porter sur n'importe
quelle branche des affaires humaines, depuis la politique
aux relations ouvrières, depuis l'étude d'une
invention irréalisable à l'analyse d'un plan
pour activer la vente d'un produit.
Tout rapport susceptible de donner lieu à une décision,
ou d'influencer la direction à agir dans un sens ou
un autre, est une affaire délicate et mérite
grande attention. Il n'y a rien de plus absorbant que les
recherches pour se documenter en vue de préparer un
rapport de ce genre.
Avant de commencer
Votre travail commence bien avant de toucher votre plume.
Il faut d'abord établir votre dossier, et en cela l'aide
de votre patron est essentielle. Vous devez savoir exactement
ce qu'on vous donne à faire et pourquoi. Les demandes
de rapport doivent porter sur un sujet précis et limité.
Voici une simple manière d'opérer : 1)
Comprenez bien ce que vous avez à faire ; 2) assurez-vous
de toutes les sources possibles de renseignement ; 3)
décidez celles que vous emploierez ; 4) recueillez
les données et les explications ; 5) examinez
minutieusement les faits ; 6) synthétisez ceux
qui vous paraissent acceptables ; 7) prenez ce qui a
trait au problème et rejetez le reste ; 8) rédigez
le tout sous forme de rapport ; 9) résumez vos
conclusions.
Il existe au moins quatre obstacles aux recherches nécessaires
à un rapport : le temps, le personnel, les fonds
et les données. Il est important que l'auteur fasse
de son mieux dans ces limites et qu'il indique pour quelle
de ces causes son rapport est incomplet. Si le rapport est
consulté quelques années plus tard, il est bon
qu'on sache à quelles difficultés l'auteur a
été en butte, pour pouvoir plus facilement compléter
ou moderniser le rapport.
Le rapport exigera moins d'effort de la part de l'auteur
si celui-ci ne perd pas de vue le but qu'il se propose et
refuse de se laisser détourner par d'autres aspects
de la question, si alléchants qu'ils paraissent.
Aesop Glim, bien connu de tous les agents de publicité
par ses articles dans Printers' Ink, dit que, le problème
une fois posé, la personne chargée de préparer
un rapport devrait prendre le temps d'écrire tout ce
qu'elle sait sur le sujet. « N'essayez pas de lésiner
sur les mots. » conseille-t-il. « Entrez dans les
détails. Prenez plaisir à écrire phrase
sur phrase. Dites tout ce que vous savez - expliquez le problème
dans tous ses aspects. »
L'objectif
En préparant le rapport, il convient nécessairement
de tenir compte de l'usage auquel il est destiné et
du tempérament de la personne à qui il s'adresse.
Les uns désirent beaucoup de détails ;
d'autres se contentent de déductions ; ceux-ci
demandent des tableaux et des graphiques, tandis que ceux-là
ne veulent pas entendre parler de statistiques. L'auteur d'un
rapport doit se demander : « Que s'agit-il de faire,
au moyen de quels renseignements par qui ? »
Le genre de rapport dont nous parlons en ce moment - celui
qui donne à la direction des renseignements pour permettre
à celle-ci de prendre une décision - est une
sorte de diagnostic. Il décrit les symptômes,
et donne une interprétation qui sert de guide à
la direction pour trouver le remède, s'il y a lieu.
Il est permis à l'auteur d'un rapport de faire des
recommandations dans deux cas seulement : quand on le
lui demande, et quand il estime que ses connaissances, son
expérience et autres attributs l'y autorisent.
Toutes les recommandations portent la marque de la personnalité
de l'auteur du rapport. L'homme avisé fera une distinction
entre ses conclusions, basées sur les faits qu'il a
découverts, et ses suggestions, basées sur lesdites
conclusions. Les premières sont des réalités,
les dernières sont colorées par ses propres
opinions.
Si l'on fait des recommandations, elles doivent être
claires et précises, et dire exactement ce qu'il faut
faire, qui doit le faire, où, quand et quel est l'objet
de la recommandation.
Forme du rapport
Vous trouverez le rapport plus facile à écrire
si vous préparez un squelette.
Commencez par une phrase décrivant la question faisant
l'objet du rapport. Vous attirez ainsi l'attention sur ce
qu'il y a de plus important. Continuez par des rubriques principales
et secondaires, émanant de votre première phrase
et conduisant à la conclusion.
Vous serez surpris de la façon dont ce plan aide
à être précis, à combler les lacunes
dans vos données et vos arguments et à raisonner
juste.
Quoique cela ne soit pas toujours le cas, c'est une bonne
introduction ou un bon résumé préliminaire
qui fait le succès de beaucoup de rapports. Si l'attention
du lecteur est éveillée à ce point, il
y a plus de chances qu'il en poursuive la lecture avec intérêt.
Même quand on est sûr que le rapport sera lu,
par exemple quand le sujet intéresse particulièrement
un membre de la direction, il est tout de même bon de
dire en quelques mots en quoi il consiste. Le sommaire doit
être précis, bref, et se garder de ne pas promettre
plus que le contenu du rapport.
Quand vous arrivez à votre exposé préliminaire,
prenez soin de le rédiger de manière à
vous donner une claire idée de ce que vous avez à
faire, ce qui vous permettra de juger sur quels points vous
devez appuyer et de vous assurer que vous avez bien fait vos
recherches.
La feuille qui accompagne ce Bulletin donne une idée
d'un exposé relatif à cet article. On peut l'adapter
à n'importe quel rapport commercial ou autre, simplement
en changeant les rubriques.
Il n'est pas nécessaire, dans ce rapide aperçu
de la forme du rapport, d'entrer dans des détails sur
les annexes, la table des matières, l'index, etc.,
qui ne sont requis que pour les longs rapports et dont l'emploi
vient naturellement à l'esprit en cas de besoin.
Rapports chronologiques et recherches
L'auteur d'un rapport ayant pour sujet des événements
arrangés par ordre chronologique, doit tenir compte
du fait que ces événements se présentent
parfois à la suite les uns des autres sans tendre au
même but. Il convient de rechercher quels sont les rapports
entre eux sous le point de vue de cause et effet. Le rapport
doit mentionner l'origine, l'histoire et la suite des faits ;
faire ressortir le point central, le point tournant qui marque
un changement ou en indique le besoin.
La plupart des rapports chronologiques ne sont qu'une suite
d'épisodes et le point de départ des recherches.
L'utilité d'un rapport ne commence que lorsque nous
formulons des questions et en cherchons la réponse.
Cela nous amène au rapport analytique, partant de
l'idée qu'il existe un problème à résoudre,
et marchant vers des conclusions définitives. Ce n'est
pas simplement un amas de données ; il embrasse
les faits pour et contre et les évalue au moyen de
comparaisons et d'épreuves.
La préparation d'un rapport de ce genre exige un
esprit ouvert. L'auteur est à la recherche de la vérité,
sans parti-pris ou préjugés. Il ne s'arrête
dans ses recherches que lorsqu'elles cessent de donner des
résultats sans réelle importance. Au besoin,
il modifie sa thèse à mesure qu'il avance, pour
y adapter les nouvelles idées suggérées
par son étude.
Il est impossible d'entreprendre une plus noble tâche
que celle « de découvrir la vérité
si obscure qu'elle soit ; de la reconnaître sous
n'importe quelle forme étrange elle se manifeste ;
de la formuler honnêtement, sans possibilité
d'erreur ; et de s'appuyer sur elle pour raisonner inexorablement
et sans égard aux préjugés. »
Les recherches commerciales revêtent différentes
formes. Elles peuvent servir à résoudre un problème
de production ou de distribution ; à trouver le
moyen d'effectuer des économies ; ou bien, à
la demande de la direction, à prognostiquer les progrès
commerciaux d'une industrie, les changements dans l'économie
du pays, ou l'évolution technologique.
Elles ont pour fonction de découvrir la vérité,
de trouver ce qu'il y a de mieux à faire, ce qu'il
faut faire et le moyen de le faire. Et il est bon de se demander
ensuite : qu'arrivera-t-il si nous faisons ceci ou cela ?
L'auteur d'un rapport peut être sûr d'avoir
fait un bon travail s'il a conscience d'avoir analysé
plus minutieusement que d'ordinaire le problème qu'on
lui a posé ; s'il a présenté les
faits sous un aspect original et pratique ; s'il a indiqué,
dans son rapport, différentes lignes de conduite, dont
il a mûrement examiné les conséquences
probables ; et si son rapport n'est pas seulement bien
écrit mais consiste en un bloc solide de données
sur lesquelles on peut baser des décisions.
Contentons-nous de noter les catégories spéciales
de rapports analytiques sans entrer dans des détails.
L'étude d'un cas particulier, quoique incomplète
par suite du nombre restreint de conclusions dont on peut
en tirer, a son utilité comme partie d'une plus grande
recherche, et son étroitesse même lui permet
d'être plus approfondie. L'étude génésique
retrace l'évolution de son sujet, en appuyant sur la
suite causale des événements. La méthode
comparative comporte l'assemblage de données significatives.
Son principal défaut est la tendance à choisir
les données qui nous plaisent, et la difficulté
de distinguer entre elles avec discernement.
Les auteurs de rapports et de recherches trouveront intérêt
à étudier les « critiques » militaires.
Celles-ci procèdent logiquement :
Le but à atteindre
Les facteurs influant sur le résultat à atteindre
Moyens A que nous pouvons adopter B que peut adopter l'ennemi
Le plan
La méthode de préparer ces critiques est indiquée
dans le Field Service Pocket Book, Part 1, Pamphlet No.
4, publié par le War Office, Londres. Les facteurs
relatifs aux opérations militaires ne s'appliquent
pas tous à la vie industrielle ou sociale, mais la
minutieuse analyse exigée par les autorités
militaires est recommandée à tous ceux qui font
des rapports.
Sources de renseignements
La compilation de données est le fondement de tous
les bons rapports. Thomas Edison donne le conseil suivant :
« La première chose à faire est de découvrir
tout ce que les autres savent et de partir de là. »
Tous les problèmes sont différents, mais ils
ont tous en commun certaines sources de renseignements :
observation, expérimentation, livres, questionnaires,
interviews, registres d'usine et de comptabilité. Il
s'agit, pour faire un bon rapport, d'être patient dans
ses recherches, de découvrir de nouvelles avenues et
de chercher des données qui ont échappé
aux autres.
L'importance des renseignements est variable. De même
qu'en justice la parole d'un témoin oculaire a plus
de poids que celle d'une personne qui raconte ce qu'elle a
entendu dire, ce sont les résultats de l'observation
et de l'expérimentation qui comptent le plus dans les
rapports commerciaux et autres. L'homme avisé emploie,
dans tous les cas possibles, ces deux procédés
pour contrôler les conclusions d'autrui. Son travail
n'offrira jamais rien de remarquable s'il se contente de répéter
ce que d'autres ont dit avant lui, de croire qu'une chose
est vraie parce qu'elle passe pour vraie, et de ne se servir
que de livres et de documents qui reflètent ses propres
idées.
La valeur des autres sources de renseignements dépend
de leur exactitude, de leur bon sens, de la validité
de leurs raisonnements, et du fait qu'ils s'appliquent au
problème en question.
Pour qu'un renseignement soit digne de foi, il faut qu'il
soit de bonne source. L'auteur d'un rapport devra passer de
longues heures à recueillir, arranger et interpréter
les données, - et ensuite à contrôler
leur exactitude et leur valeur. À quoi sert de citer
un auteur s'il n'a pas la réputation de connaître
son affaire. Il est dangereux de s'appuyer sur ce qu'a dit
un tel à moins que tout le monde sache qu'il est sans
parti-pris, à la page, et digne de confiance sous tous
les rapports.
La rédaction du rapport
Après avoir recueilli et assemblé toutes les
données nécessaires, reste à composer
le rapport.
C'est le moment où l'auteur du rapport sent le besoin
de s'isoler. John Ruskin se servait de circulaires pour décourager
les visiteurs, les invitations et les lettres. Elles disaient :
« M. J. Ruskin se prépare à entreprendre
un ouvrage de grande importance et par conséquent vous
prie de faire comme s'il était mort pendant les deux
mois prochains en ce qui concerne les visites et la correspondance. »
Le talent littéraire, dans n'importe quel domaine,
consiste à présenter un sujet avec toute l'exactitude
et la vigueur possibles. Essayons pour le moins d'écrire
nos rapports comme s'ils nous intéressaient, et nous
aurons plus de chance de les rendre intéressants.
La tâche de l'auteur d'un rapport consiste à
analyser, grouper et mettre ses données en bon ordre.
Il faut qu'il les classe et qu'il les arrange avant de pouvoir
espérer de les présenter intelligemment à
ses lecteurs. Pendant qu'elles lui offrent une vue d'ensemble
tout en étant encore séparées dans leurs
éléments, il a l'occasion d'apercevoir les pièges
à éviter et de trouver la marche à suivre.
Tout cela, il faut l'avouer, ne s'acquiert qu'avec la pratique,
mais certains conseils s'appliquent à tous les cas.
Le rapport doit être pratique. Nous donnons
communément le nom de réalistes à ceux
qui non seulement voient les choses comme elles sont matériellement,
mais qui les acceptent comme telles : en notre qualité
d'auteurs de rapports, considérons-nous plutôt
comme réalistes dans le sens que nous comprenons les
choses comme nous les trouvons, et non pas comme nous aimerions
les croire.
Le rapport doit être complet. Il faut avoir
examiné la question sous toutes ses faces, avoir vu
le bon et le mauvais côté, ce qui est parfait
et ce qui est imparfait, ce qui est à désirer
et ce qui est à laisser. Il faut avoir fourni des preuves
à l'appui de nos décisions pour ou contre. Ne
vous contentez pas d'une opinion : ce n'est peut-être
pas la bonne. Cicéron a dit qu'il n'y a rien de si
absurde que quelqu'un n'ait appelé profond ; rien
de si profond que quelqu'un n'ait appelé absurde.
Le rapport doit être concis. Il peut contenir
des centaines de pages ou tenir sur une carte postale :
ce n'est pas à sa longueur qu'on le juge. La concision
ne consiste pas à faire usage de peu de mots, mais
à traiter le sujet avec le moins de mots possible pour
exprimer l'idée de l'auteur.
Voici le sujet propre de l'Odyssée en 73 mots :
« C'est un homme errant à l'étranger pendant
plusieurs années, et poursuivi par Neptune, qui le
laisse seul survivre à ses compagnons. Pendant ce temps,
ses affaires de famille sont dans un déplorable état ;
sa fortune est dissipée par des prétendants
et son fils est entouré d'embûches. Il revient,
échappant à la tempête ; et se faisant
reconnaître de quelques amis, il attaque ses ennemis,
qu'il massacre, en sortant lui-même triomphant de la
lutte. » Et Aristote, qui nous donne ce chef-d'oeuvre
de condensation dans sa Poétique, ajoute :
« Voilà le fond même du poème ;
tout le reste n'est qu'une suite d'épisodes. »
Rappelons-nous que Winston Churchill, pendant qu'il était
premier ministre en temps de guerre, exigeait que les membres
de son cabinet fassent tenir leurs rapports, même les
plus importants, en une seule page. « C'est faire preuve
de paresse, » dit-il au ministre des Affaires étrangères,
« que de ne pas comprimer ses idées dans un espace
raisonnable. »
Le rapport doit être clair. Seule une méthodique
présentation des faits permettra au lecteur de suivre
ce que l'auteur considère un bon raisonnement. Une
bonne prose ne consiste pas seulement en belles phrases harmonieuses ;
il faut que les idées soient présentées
en bon ordre et que chaque partie du raisonnement soit à
sa place. L'auteur manque son but quand ses idées ne
sont pas comprises. « Le style », dit Buffon, « est
l'ordre et le mouvement qu'on met dans ses pensées. »
L'ordre, c'est-à-dire, la logique des idées,
leur enchaînement, leur fond ; le mouvement,
c'est-à-dire, la vie, la forme.
La banalité de style dénote le manque d'originalité
chez l'auteur. S'il ne montre pas d'imagination dans sa prose,
se dira son chef, comment peut-il en appliquer à l'analyse
de ce problème ?
Les proverbes, les dictons et les brillants aphorismes sont
déplacés dans les rapports.
Un langage obscur manque de force, et l'emploi de mots vagues
et imprécis court le risque de faire perdre toute son
utilité à un rapport. Il est permis, jusqu'à
un certain point, de se servir du jargon particulier à
un certain métier ou certaines professions. C'est souvent
le seul moyen de se faire comprendre de ceux à qui
le rapport est destiné. Mais ce genre de langage doit
être évité dans les rapports susceptibles
d'être lus par des personnes étrangères
au métier.
Le rapport doit être intellectuellement honnête.
Les données doivent en être scrupuleusement pesées
et exactement évaluées, et l'auteur doit sincèrement
s'appliquer à faire preuve de sens critique. Il faut
pour cela qu'il établisse une claire distinction entre
ce qui repose sur les faits, ses propres opinions et ce qu'il
avance comme hypothèses.
Le rapport doit être facile à lire.
Nous ne pouvons pas compter que notre rapport sera lu, simplement
parce que le sujet intéresse notre chef. C'est à
nous de rendre notre rapport non seulement clair mais de le
présenter sous une forme engageante.
Ne nous imaginons pas que le fait de nous être livrés
à des recherches nous autorise à affecter un
style autre que celui qui nous est naturel. En vérité,
pour qu'un rapport soit utile, encore faut-il qu'on soit tente
de le lire. Rien ne nous empêche d'être aussi
brillants et intéressants que possible, tant que nous
observons les règles du bon style et que nous restons
dans le cadre de notre sujet et du but à atteindre.
Le rapport terminé
Une fois terminé, il est bon de mettre le rapport
de côté et de l'oublier aussi longtemps que possible.
Si nous essayons de le corriger et de le réviser dès
que nous avons fini de l'écrire, nous aurons une mémoire
trop fraîche de ce que nous avons l'intention de dire,
et nous ne verrons peut-être pas les fautes que nous
avons commises.
Voici quelques questions qu'il est bon de se poser en faisant
la révision : Est-ce-que mon rapport respire l'impartialité,
la largeur de vues et la dignité ? Ai-je fait
preuve d'assez d'imagination en présentant les faits ?
Ai-je répondu à toutes les questions qui naîtront
sans doute dans l'esprit du lecteur ?
Lisez le rapport à haute voix : s'il est facile
à lire, vous pouvez compter qu'il sera facile à
comprendre. Si vous hésitez sur un mot, une expression
ou une phrase, réfléchissez avant de vous en
contenter.
Finalement, ne vous bercez pas dans l'idée que la
rédaction d'un rapport est chose facile.
Celui qui arrive à s'exprimer avec concision sans
perdre son but de vue un seul instant - et qui, si la nature
de son travail le permet, habille des idées originales
dans un style harmonieux et pittoresque - n'a pas pour cela
accompli un miracle. Il a simplement travaillé dur
et intelligemment.
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