Vol. 42, N° 6 — Août 1961 —
La conduite d'une
assemblée délibérante
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Si l'on vous demande de présider
une assemblée, c'est que l'on croit autour de vous
que vous avez les qualités requises pour le faire.
Il vous suffira en général d'un peu d'application
et de beaucoup de bonne volonté pour vous en tirer
avec honneur.
Le président doit envisager ses fonctions d'une manière
positive et pratique. La discussion en groupe est la base
sur laquelle s'élabore l'action des gouvernements,
des conseils municipaux, des compagnies, des associations
de toutes sortes. La mission du président est de veiller
à la bonne marche de la discussion.
Il faut avant tout du bon sens. Autrement, les meilleures
règles ne servent pas à grand-chose. L'organisation
est également nécessaire, car, sans elle, il
est impossible de guider l'assemblée sans à-coups
vers son objectif.
Diriger une assemblée, c'est un peu comme monter
un spectacle : il importe d'en répéter
les diverses phases, puis de les bien présenter sur
la scène. Il faut supprimer les détails inutiles ;
passer rapidement sur les choses sans importance ; fournir
à chaque acteur l'occasion de dire son rôle.
Les réunions qui ne sont ni des conférences
professionnelles ou commerciales ni des assemblées
annuelles demandent naturellement une direction beaucoup plus
souple. Et c'est là que se manifeste vraiment l'art
de présider.
Dans une assemblée d'hommes d'affaires, le directeur
général peut à la fois être président,
participer aux délibérations, surveiller l'horloge,
en un mot avoir la haute main sur tout, mais dans une réunion
de club ou de société, celui qui préside
doit utiliser sa personnalité et ses talents sociaux
pour atteindre le but de la réunion et faire en sorte
que tous les assistants soient satisfaits d'y avoir participé.
La préparation
Ne commencez pas à vous tracasser dès que
vous avez accepté une invitation de présider
une réunion ; commencez à vous préparer.
C'est le plus sûr moyen d'avoir du succès et
le meilleur antidote contre le trac.
Il y a un immense avantage pour le président à
régler d'avance les détails suivants :
donner les instructions nécessaires à ses adjoints,
tels le secrétaire, les présidents des comités
et les autres membres du bureau, afin qu'ils interviennent
à bon escient ; élaborer avec soin l'ordre
du jour de la réunion ; prendre la résolution
de se servir non seulement du règlement, mais aussi
de son tact pour faire ressortir avec clarté les propositions
et les idées, en assurer l'étude de la façon
la plus équitable et formuler les décisions
en des termes clairs et nets ; prévoir autant
que possible les réactions de l'assemblée afin
de ne pas être pris au dépourvu.
Pour bien organiser sa réunion, on conseille au président
de prendre une feuille de papier, d'inscrire dans le haut
l'idée à discuter ou la résolution à
étudier, puis de séparer la page en deux en
tirant une ligne jusqu'au bas et d'écrire « pour »
dans une colonne et « contre » dans l'autre. Il
s'agit ensuite de réfléchir, et de prévoir
et de noter tous les arguments favorables et défavorables
que l'on peut imaginer.
Ainsi, en prenant son fauteuil, le président se trouvera
mieux renseigné que tous ceux qui sont dans la salle
sur le déroulement probable de la réunion, ce
qui lui donnera plus de liberté pour la diriger. Il
lui sera aussi plus facile de signaler les points oubliés
par les membres et de contribuer ainsi à rendre la
discussion plus efficace et plus parfaite.
Il est indispensable d'avoir les faits à portée
de la main, non pas pour en faire étalage inutilement,
mais pour combler des lacunes éventuelles. Le président
doit s'assurer qu'il y a dans l'assemblée quelqu'un
qui est bien au courant de la question à l'étude
ou qui a une certaine expérience de la ligne de conduite
envisagée. C'est à lui aussi de se procurer
les publications nécessaires, non dans le dessein de
les lire à l'assemblée, mais afin d'avoir à
sa disposition la documentation voulue pour répondre
aux questions et animer la discussion.
Il ne faut pas trop compter sur l'inspiration du moment
pour trouver des remarques et des directives opportunes. Mieux
vaut suivre en cela le célèbre conseil d'un
grand orateur français et ne jamais improviser sans
être préparé.
Le président doit toujours tenir compte de son auditoire,
du genre de personnes sur lesquelles s'exerce sa présidence.
Les uns arriveront aux réunions sachant seulement
qu'il existe un problème à l'ordre du jour.
Les autres en auront une connaissance plus approfondie ;
ils ont déjà étudié la question
et en connaissent la nature.
Les fonctions du président
Réduite à sa plus simple expression, la mission
du président consiste à préparer l'ordre
du jour, à le présenter à l'assemblée
et à veiller à l'exécution des décisions
prises.
Il importe de tenir les esprits constamment en éveil,
d'éviter le verbiage et les digressions, de couper
court aux discussions sans issue. Il suffit parfois, pour
bien atteindre ces divers buts, de préciser une déclaration
qui risque d'être mal comprise, de déceler les
remarques inopportunes et de récapituler les points
qui font réellement progresser les délibérations.
Il ne convient pas que les interventions du président
soient longues et fréquentes, mais l'intérêt
qu'il est tenu de porter à chacun et à tout
ce qui se dit ne doit pas se relâcher un seul instant.
Son rôle est d'amener les autres à exprimer leurs
idées.
Un président doit accorder toute son attention à
son assemblée. En adoptant le maintien majestueux d'un
roi ou l'attitude distante d'un juge, il s'expose à
sidérer les orateurs les plus enthousiastes. Il peut
même gâcher une réunion rien qu'en consultant
son secrétaire ou en fouillant dans ses papiers pendant
qu'un membre s'adresse à lui.
Voici, en une seule phrase, ce que vous devez faire si vous
présidez une réunion : suivre attentivement
les délibérations, saisir les idées lumineuses
et les faire ressortir, concilier les opinions divergentes
ou celles qui ne diffèrent que par leur forme, éclaircir
les affirmations ambiguës, résumer graduellement les
faits afin de marquer les progrès accomplis.
S'il arrive - et le cas se présente dans les meilleures
conditions - que plusieurs questions viennent tout à
coup se greffer sur celle qui est à l'étude,
le président ne doit pas hésiter à suspendre
les délibérations pour les démêler.
Vous n'aurez guère d'ennuis si vous vous imposez
les règles suivantes : écoutez ; ne
participez pas à la discussion ; gardez-vous de
manifester des préférences ; tenez les
préventions personnelles en respect ; veillez
à encourager chaque groupe à présenter
tous les aspects de la question.
Présider avec art
Si le président qui exerce ses fonctions avec efficacité
mérite des éloges, celui qui s'en acquitte avec
art en mérite sans doute davantage.
Si modeste que soit l'assistance, si rebutantes que soient
les circonstances, le président doit remplir sa mission
honorablement, pour lui-même et pour sa fonction. Ce
qu'il lui faut, ce n'est pas tant la science critique du règlement
que la capacité de discerner ce qui apportera le plus
de satisfaction aux participants.
Nous connaissons tous des présidents qui possèdent
parfaitement leur technique, qui expédient une multitude
de questions à un rythme endiablé. Mais nous
savons aussi que nous sommes revenus bien des fois de leurs
assemblées avec le sentiment de ne pas avoir pris part
aux débats.
La civilité est aussi nécessaire que la bonne
exécution de la tâche. Elle atténue la
rigueur de la règle. La civilité permet d'observer
les finesses du débat, tout en assurant le décorum.
Elle devine l'imminence d'un conflit et s'empresse de l'écarter
ou de l'amortir. Jamais elle ne manifeste de contrariété.
Elle permet de bonne grâce de sauver la face à
l'orateur qui a franchi les bornes du bon goût.
Soutenir l'intérêt
Pour soutenir l'intérêt, il est essentiel de
faire participer les membres à la discussion. Si les
choses paraissent languir, essayez de dégourdir les
esprits. Lancez une question qui, tout en se rattachant au
sujet, devance quelque peu le débat du moment. Appliquez-vous
à faire vibrer la fibre voulue pour amener ceux qui
n'ont pas encore parlé à exprimer ce qu'ils
ont d'intéressant ou d'utile à apporter aux
délibérations. Manifestez votre intérêt
avec chaleur et enthousiasme.
Lorsque l'assemblée semble apathique, on obtient
souvent de bons résultats en posant la question suivante :
« Qu'arriverait-il si nous prenions telle décision ? »
Mais il faut alors mettre une certaine attente dans sa voix,
afin de tirer les esprits de leur torpeur.
Le bon président doit habituer ses gens à
se lever pour parler. Le fait de rester assis favorise trop
l'assoupissement de l'esprit ; le cerveau est plus actif
quand on est debout.
Dans une réunion officielle, il est absolument nécessaire
que toutes les remarques aient trait à la question
à l'étude, mais dans les autres cas, on accorde
généralement plus de latitude. Toutefois, le
président doit sans cesse veiller à ce que personne
ne s'éloigne trop du sujet. En plus de faire perdre
du temps, les digressions obscurcissent la question. Un excellent
moyen de ramener la discussion dans la bonne voie est de récapituler
ce qu'on a dit jusque-là.
Ne laissez personne parler deux fois sur le même sujet
avant que tous les autres aient eu l'occasion d'exprimer leur
opinion. Il faut retenir les volubiles et encourager les timides.
Au besoin, demandez aux langues bien pendues de céder
la parole à leurs collègues, en disant, par
exemple : « voyons ce qu'en pensent les autres. »
Les conflits
Quelque bien disposés que soient les membres du groupe
que vous présidez, les conflits sont toujours possibles.
Il n'y a pas que les plans et les idées qui s'entrechoquent
mais aussi les personnalités.
Le président constatera parfois que les partis opposés
cherchent à se servir du problème à l'étude
pour faire triompher leur thèse. Beaucoup de prétendus
débats ne sont rien d'autre que le tapage causé
par les propagandistes en présence. Votre devoir comme
président est alors d'exiger que l'on s'en tienne rigoureusement,
dans la discussion, à la question à l'étude
et que tous ceux qui prennent la parole s'adressent au président,
même s'ils désirent s'opposer ou répondre
à ce qu'on a dit antérieurement.
Les excentriques et les personnes qui se font une haute
idée de leurs opinions posent toujours un problème.
Ils s'imaginent facilement que le président les persécute
en les rappelant à l'ordre. S'il arrive que des gens
de cet acabit vous lancent des traits acérés
ou en décochent aux autres membres de l'assemblée,
efforcez-vous de les parer par une repartie enjouée
et une remise au point.
Si la violence se déchaîne, saisissez les arguments
opposés à deux mains et énoncez-les de
façon à bien les élucider. Dites exactement
et en quelques mots quelles sont d'après vous les thèses
des antagonistes. Les contradictions ne sont souvent que des
ambiguïtés. Assurez-vous que chacun parle de la
même chose, du même fait, de la même proposition.
Beaucoup de contestations et de malentendus se dissipent lorsqu'on
s'entend sur les mots essentiels.
Ce sont là naturellement des situations qu'il faut
chercher à prévenir. Le président peut
faire beaucoup pour les éviter en brossant d'avance
un tableau clair et net de l'objectif à atteindre.
Et il vaut mieux agir avant que les esprits se partagent en
factions irréconciliables, car lorsqu'un membre s'est
prononcé, il lui est assez difficile de se dédire,
même s'il a changé d'idée.
Les règles d'assemblée
Les règles à suivre pour diriger les délibérations
avec ordre, que ce soit celles de Victor Morin, de Bourinot,
ou de votre association, sont fondées sur la bienséance
et ont pour but d'assurer à chacun la possibilité
de prendre part au débat, d'empêcher les paroles
trop blessantes et de faire observer le décorum qui
s'impose dans les circonstances.
Le président est chargé, en tant que mandataire
autorisé de l'association, de faire respecter les diverses
prescriptions des règles adoptées, tant en ce
qui concerne la liberté de parole et les privilèges
des membres que les propositions, les amendements et le vote,
et même de s'efforcer de réaliser l'unité
d'opinion après que les désaccords ont été
réglés.
Vous vous tirerez mieux d'affaire si vous vous abstenez
d'appliquer le règlement avec trop de rigueur. Il suffit
souvent d'intervenir avec douceur pour que tout rentre dans
l'ordre. Un bon président ne se contente pas de dire
que c'est écrit dans le livre. Il fait comprendre aux
membres pourquoi la règle est nécessaire et
pourquoi il l'applique dans tel cas. Celui qui agit par conviction
a l'impression de profiter de quelque chose ; celui qui
le fait parce qu'on l'oblige éprouve un sentiment de
spoliation.
La tenue d'une réunion
Les buts de la discussion organisée consistent à
établir quels sont les problèmes qui intéressent
le groupement en cause et à procéder à
l'étude des questions qui exigent une solution ou une
décision.
L'assemblée n'est pas seulement la somme de ses membres,
car ceux-ci agissent les uns sur les autres en exprimant et
en échangeant leurs idées. Il paraît que
l'on peut faire au moins 2,102 combinaisons avec un groupe
de douze personnes. Tout ce monde se trouve réuni par
les liens ténus du langage, qui sont comme les lignes
de force d'un champ magnétique.
Ouvrez votre réunion sur un ton de confiance et d'enthousiasme.
Indiquez en termes clairs et précis l'issue que vous
entrevoyez, par exemple : une décision ou une
résolution dans tel ou tel sens. Enoncez brièvement
les autres solutions possibles, mais tenez-vous en aux faits,
sans jamais prendre parti, ni par vos paroles ni même
par l'inflexion de votre voix.
Après avoir adopté le procès-verbal
de la dernière réunion, avec des modifications,
s'il y a lieu, et réglé les affaires inachevées
qui en découlent ; après avoir approuvé
les comptes ; entendu les rapports des comités
et donné lecture de la correspondance, vous en arrivez
à la rubrique des « affaires nouvelles ».
Les questions appropriées soulevées par les
rapports des comités et la correspondance y figurent
déjà.
Rigoureusement parlant, la solution d'un problème
ou l'adoption d'une décision doit être présentée
à l'assemblée sous forme de proposition ;
cette proposition est ensuite appuyée, puis discutée
et éventuellement modifiée, et enfin mise aux
voix. En procédure parlementaire, il ne peut y avoir
de débat sans que l'assemblée soit saisie d'une
proposition en bonne et due forme.
La grande crainte du président sans expérience
est le sous-amendement. Le simple amendement ne présente
guère de difficulté : il ne doit pas être
la contrepartie de la proposition ; il ne peut qu'en
modifier les détails ; il ne doit pas non plus
représenter une question entièrement nouvelle,
ce qui constituerait une autre proposition ; il consiste
ordinairement à ajouter certains mots à la proposition
ou à en retrancher, ou encore à supprimer certains
mots et à les remplacer par d'autres. Les mêmes
règles s'appliquent au sous-amendement.
Voici un exemple : la proposition soumise à
l'assemblée demande de verser $100 aux oeuvres de charité ;
l'amendement veut que l'on donne $150 au lieu de $100 ;
le sous-amendement vise à remplacer $150 par « $50
immédiatement et $100 répartis sur les cinq
prochains mois. » Le président met d'abord le
sous-amendement aux voix. S'il est adopté, la proposition
principale modifiée par le double amendement se trouve
par le fait même adoptée. S'il est rejeté,
le président demande le vote sur l'amendement et, si
celui-ci est adopté, la proposition principale modifiée
l'est également. Si l'amendement est rejeté,
la proposition principale est mise aux voix.
C'est la méthode la plus simple. Certaines autorités
en la matière maintiennent qu'après le vote
des divers amendements le président demande :
« Désirez-vous adopter la proposition ? »
Ou bien, si un amendement est adopté : « Désirez-vous
adopter la proposition amendée ? » De toute
façon, la proposition doit être lue sous sa forme
définitive avant d'être mise aux voix.
Il est bon de consulter le règlement afin de bien
connaître les prescriptions spéciales sur le
vote. Certaines propositions, notamment celles qui se rapportent
aux fonds, aux qualités requises des membres, à
la modification des règlements exigent parfois la majorité
des deux tiers de l'assemblée. Ainsi, s'il y a 12 membres
votants et que 8 votent « pour », la motion est
adoptée.
D'ordinaire, le président ne vote pas, sauf en cas
de partage égal des voix. « Dans ce cas, lit-on
dans un bulletin sur les règles à suivre dans
les assemblées, publié par la Chambre de commerce
du Canada, il vote habituellement contre la proposition, estimant
que si la moitié des membres s'y opposent, il ne faut
pas les forcer à l'accepter. »
Certaines propositions sont dites privilégiées.
Telles sont, par exemple, les propositions d'ajournement ou
de suspension de la séance. Elles doivent être
appuyées, mais ne peuvent pas faire l'objet d'un débat,
sauf s'il s'agit d'ajourner à une date autre que la
date de réunion ordinaire, éventualité
où la discussion est permise, mais sur ce point seulement.
Il n'y a que deux moyens réglementaires d'interrompre
un membre qui a la parole : le rappel à l'ordre
et la question de privilège. Le premier s'emploie lorsqu'un,
membre estime que l'on a fait usage d'un langage inconvenable,
que l'on a présenté des arguments étrangers
à la question ou qu'une règle de l'assemblée
a été violée ; le second s'applique
quand un membre est d'avis que sa réputation ou celle
de l'association est menacée.
Le président décide de ces questions sans
débat, mais il peut consulter l'assemblée. Si
le membre en cause n'est pas satisfait de la décision,
il lui est permis d'en appeler. Le président soumet
alors sa décision à l'assemblée en posant
la question suivante : « La décision du président
sera-t-elle maintenue comme étant celle de l'assemblée ? »
Dans ce cas, il n'y a pas de débat et la majorité
simple est suffisante.
La clôture de la réunion
Lorsque l'ordre du jour est épuisé, le président
demande s'il y a autre chose. Si l'on soulève une question
qui correspond au but de la réunion, il doit veiller
à ce qu'elle reçoive l'attention voulue. Si
personne ne répond, il proclame l'ajournement. Aucune
proposition n'est nécessaire.
Une des tâches les plus importantes qu'il reste encore
à faire est celle de rédiger le procès-verbal.
Le compte rendu d'une réunion, le résumé
de ce qui a été dit, fait ou décidé
joue un grand rôle dans le bon fonctionnement d'une
association. Il doit être objectif et sans parti pris,
exact et complet.
C'est ordinairement le secrétaire qui tient le procès-verbal,
mais le président doit s'assurer que le travail est
bien fait. Certains présidents envoient le texte du
procès-verbal aux membres peu de temps après
la réunion, afin de mettre ceux qui étaient
absents au courant de ce qui s'est passé et de permettre
à ceux qui y ont assisté de relever les erreurs
éventuelles et de les faire corriger à la prochaine
réunion.
Les sources de renseignements
Ces quelques brèves considérations sur les
techniques et les règles des assemblées n'ont
certes pas la prétention d'être complètes.
Comme toutes les règles d'assemblée, il convient
de tenir compte dans leur emploi de la nature de l'association,
du tempérament des membres, des préférences
et des besoins de la cause.
Les lecteurs qui voudraient étudier la question plus
à fond auront avantage à consulter l'ouvrage
très pratique de Victor Morin, intitulé Procédure
des assemblées délibérantes (Montréal,
librairie Beauchemin, 1947), la fin duquel ils trouveront
une excellente bibliographie. Au Canada, les principales autorités
en la matière sont Beauchesne, Bourinot, Cushing, Geoffrion
et Robert.
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